Chương I
VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN
Điều 1. Vị trí và chức năng
1. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân phường thực hiện chức năng tham mưu,
giúp Ủy ban nhân dân phường quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực ở địa phương theo quy định của pháp luật như sau:
a) Lĩnh vực Văn phòng
Tham mưu, giúp Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân phường về: Chương trình, kế hoạch công tác của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân và cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân; tham mưu hoạt động của Thường trực Hội đồng nhân dân; công tác chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin, bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân phường; thực hiện công tác quản trị nội bộ của Văn phòng.
b) Lĩnh vực Tư pháp Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân phường quản lý nhà nước về: xây dựng pháp luật; tổ chức thi hành pháp luật; hành chính tư pháp; bổ trợ tư pháp và các công tác tư pháp khác theo quy định của pháp luật do Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thực hiện.
c) Lĩnh vực ngoại vụ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân phường về công tác ngoại vụ, biên giới (đối với đơn vị hành chính phường có đường biên giới lãnh thổ quốc gia trên đất liền, trên biển và hải đảo).
2. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của Ủy ban nhân dân phường đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy
ban nhân dân thành phố.
3. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường có tư cách pháp nhân, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng (nếu có) theo quy định của
pháp luật.
Chương II
NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN
Điều 2. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Trình Ủy ban nhân dân phường:
a) Dự thảo nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường (nếu có), dự thảo quyết định của Ủy ban nhân dân phường liên quan đến lĩnh vực thuộc phạm vi
quản lý của phòng và các văn bản khác theo phân công của Ủy ban nhân dân phường;
b) Dự thảo kế hoạch phát triển lĩnh vực; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về lĩnh vực trên địa bàn phường trong phạm vi quản lý
của phòng;
c) Dự thảo quyết định quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của phòng.
2. Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao; theo dõi thi hành pháp luật.
3. Lĩnh vực Văn phòng:
a) Tham mưu cho Chủ tịch UBND phường về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND phường cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của mHĐND, UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND.
b) Tham mưu, xây dựng lịch, chương trình, kế hoạch công tác của Thường trực HĐND và UBND phường. Tổ chức theo dõi đôn đốc các phòng, ban, đơn
vị sự nghiệp thuộc UBND phường các doanh nghiệp, các cơ quan, đơn vị đóng trên địa bàn phường thực hiện tốt chương trình và kế hoạch được giao đã được phê duyệt.
c) Phối kết hợp với các phòng, cơ quan, đơn vị, đoàn thể liên quan chuẩn bị báo cáo, đề án trình duyệt Thường trực HĐND và UBND theo quy chế làm việc của HĐND và UBND phường.
d) Kiểm tra thể thức các văn bản trước khi trình Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND phường ký duyệt.
đ) Thực hiện thừa lệnh, ủy quyền của Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND phường triệu tập các cuộc họp, thông báo kết luận của Thường trực HĐND,
UBND phường tại kỳ họp; trực tiếp theo dõi, đôn đốc và kiểm tra tình hình, kết quả thực hiện các văn bản kết luận, chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND
và Chủ tịch UBND phường.
e) Tổng hợp tình hình và đề xuất các ý kiến thuộc chức năng tham mưu trong các cuộc họp giao ban Thường trực HĐND, UBND phường và các kỳ họp
khác do Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND phường triệu tập, làm thư ký ghi biên bản các phiên họp HĐND, UBND phường.
g) Tổ chức và phục vụ các hội nghị của UBND phường và các phiên họp, kỳ họp của HĐND, các buổi làm việc giữa Thường trực HĐND, Chủ tịch
UBND phường với các đoàn công tác đến làm việc. Đảm bảo các điều kiện phục vụ cho hoạt động của Thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND
phường theo chế độ. Tham mưu, giúp Thường trực HĐND phường tổ chức các đợt giám sát và tiếp xúc cử tri. Quản lý hồ sơ, biên bản các phiên họp, kỳ họp
của HĐND, UBND phường, các buổi làm việc của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND phường theo quy định. Thông báo kịp thời đến các
ngành, các tổ chức và cá nhân liên quan về nội dung đã được kết luận tại các hội nghị và buổi làm việc nêu trên.
h) Giúp UBND phường quản lý, biên tập Trang thông tin điên tử phường ; kiểm soát thủ tục hành chính; trực tiếp quản lý, chỉ đạo và tổ chức triển khai
thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của phường; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá
nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND phường, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND phường giải
quyết và nhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức.
i) Tham mưu cho HĐND phường, UBND phường, Chủ tịch UBND phường tổ chức công tác tiếp dân; phân loại xử lý đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản
ánh; tham mưu, đề xuất giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về các nội dung liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của
HĐND phường; trách nhiệm của UBND phường thuộc thẩm quyền theo quy định của Luật tiếp công dân và Quy chế tiếp dân của UBND phường.
g) Văn phòng HĐND và UBND được thừa lệnh Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND phường yêu cầu các phòng ban trực thuộc UBND phường, các cơ
quan liên quan khác báo cáo tình hình, kết quả thực hiện các chủ trương, chính sách pháp luật của Đảng và Nhà nước, các nghị quyết của HĐND để tổng họp
báo cáo và cung thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của Thường trực HĐND và Chủ tịch UBND phường.
h) Giúp Thường trực HĐND, UBND phường duy trì mối quan hệ thường xuyên giữa Chủ tịch UBND phường với Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc và các tổ
chức chính trị phường, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân phường theo quy chế làm việc của UBND phường.
4. Lĩnh vực tư pháp:
4.1. Giúp Ủy ban nhân dân phường quản lý công tác xây dựng pháp luật tại địa phương theo quy định pháp luật và thực hiện các nhiệm vụ sau:
a) Tham gia xây dựng nghị quyết, quyết định thuộc thẩm quyền ban hành của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân phường do các cơ quan chuyên môn
khác thuộc Ủy ban nhân dân phường xây dựng.
b) Có ý kiến đối với dự thảo nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường, dự thảo quyết định của Ủy ban nhân dân phường; thẩm định dự thảo nghị quyết của
Hội đồng nhân dân do Ủy ban nhân dân phường trình, dự thảo quyết định của Ủy ban nhân dân phường.
4.2. Về tổ chức thi hành pháp luật:
a) Giúp Ủy ban nhân dân phường theo dõi, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ, kiểm tra về công tác: kiểm tra rà soát, hệ thống hóa, xử lý văn bản quy phạm
pháp luật; theo dõi việc thi hành văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; hòa giải ở cơ sở; chuẩn tiếp cận pháp luật theo quy định pháp luật;
b) Giúp Ủy ban nhân dân phường theo dõi, kiểm tra, sơ kết, tổng kết việc thi hành văn bản quy phạm pháp luật, báo cáo, cung cấp thông tin về tổ chức thi
hành, theo dõi việc thi hành văn bản quy phạm pháp luật tại địa phương theo quy định pháp luật;
c) Xây dựng và trình Ủy ban nhân dân phường ban hành kế hoạch theo dõi việc thi hành văn bản quy phạm pháp luật nếu cần thiết; tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ theo kế hoạch theo dõi việc thi hành văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) hoặc theo nhiệm vụ được Ủy ban nhân dân thành phố giao; tổng hợp, đề xuất
với Ủy ban nhân dân phường về việc xử lý kết quả theo dõi việc thi hành pháp luật và kịp thời xử lý kết quả thi hành văn bản quy phạm pháp luật theo yêu cầu
của Ủy ban nhân dân thành phố;
d) Tổ chức thi hành, theo dõi việc thi hành văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực tư pháp thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân
phường;
đ) Giúp Ủy ban nhân dân phường tự kiểm tra văn bản khi được phân công; là đầu mối giúp Ủy ban nhân dân phường tổng hợp, theo dõi, đôn đốc việc tự
kiểm tra văn bản theo quy định pháp luật;
e) Tham mưu Ủy ban nhân dân phường chỉ đạo, đôn đốc công tác rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật tại địa phương; giúp Ủy ban nhân dân
phường xây dựng và làm đầu mối tổ chức thực hiện kế hoạch hệ thống hóa theo quy định pháp luật; tổng hợp, xây dựng, trình Ủy ban nhân dân phường ban
hành Quyết định công bố danh mục văn bản hết hiệu lực, tạm ngưng hiệu lực;
g) Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân phường ban hành chương trình, kế hoạch phổ biến, giáo dục pháp luật, hòa giải ở cơ sở và tổ chức thực hiện sau khi
chương trình, kế hoạch được ban hành;
h) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân phường theo dõi, đôn đốc việc triển khai công tác truyền thông chính sách, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do
các cơ quan, tổ chức thuộc chính quyền địa phương phường chủ trì soạn thảo theo quy định pháp luật; tổ chức thực hiện, theo dõi, đôn đốc, khen thưởng việc thực
hiện công tác phổ biến, giáo dục pháp luật; triển khai Ngày Pháp luật nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; đánh giá, lập hồ sơ đề nghị công nhận phường
đạt chuẩn tiếp cận pháp luật tại địa phương theo quy định pháp luật;
i) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân phường tổ chức các hoạt động truyền thông công tác hòa giải ở cơ sở, gương hòa giải viên giỏi, các mô hình hay, cách làm hiệu quả trong công tác này; hướng dẫn hoạt động đối với tổ hòa giải ở cơ sở; tổ chức xây dựng mô hình hiệu quả về hòa giải ở cơ sở theo hướng dẫn của
Ủy ban nhân dân thành phố; xem xét, quyết định hỗ trợ khi hòa giải viên gặp tai nạn hoặc rủi ro ảnh hưởng đến sức khỏe, tính mạng trong khi thực hiện hoạt động hòa giải theo quy định pháp luật;
k) Xây dựng, tập huấn, quản lý và sử dụng có hiệu quả đội ngũ tuyên truyền viên pháp luật, hòa giải viên ở cơ sở theo quy định pháp luật.
4.3. Về hành chính tư pháp
a) Giúp Ủy ban nhân dân phường chỉ đạo, theo dõi, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ, kiểm tra về công tác: hộ tịch, nuôi con nuôi tại địa phương theo quy định pháp luật;
b) Giúp Ủy ban nhân dân phường thực hiện đăng ký hộ tịch, giải quyết nuôi con nuôi trong nước theo quy định pháp luật; đề nghị Sở Tư pháp báo cáo Chủ
tịch Ủy ban nhân dân phường quyết định thu hồi, hủy bỏ giấy tờ hộ tịch, nội dung đăng ký hộ tịch được, đăng ký trái với quy định pháp luật (trừ trường hợp
kết hôn trái pháp luật);
c) Giúp Ủy ban nhân dân phường quản lý, cập nhật, khai thác cơ sở dữ liệu hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh, bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch theo quy định pháp luật;
d) Giúp Ủy ban nhân dân phường quản lý, sử dụng Sổ hộ tịch, Sổ đăng ký nuôi con nuôi, biểu mẫu hộ tịch, biểu mẫu nuôi con nuôi; lưu trữ Sổ hộ tịch, Sổ
đăng ký nuôi con nuôi, hồ sơ đăng ký hộ tịch, hồ sơ đăng ký nuôi con nuôi theo quy định pháp luật.
4.4. Về bổ trợ tư pháp:
a) Giúp Ủy ban nhân dân phường chỉ đạo, theo dõi, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ, kiểm tra về công tác: chứng thực, trợ giúp pháp lý tại địa phương theo quy định pháp luật;
b) Giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường thực hiện bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực, chứng thực
bản sao giấy, bản sao điện tử từ bản chính, chứng thực chữ ký (bao gồm cả chữ ký người dịch) và chứng thực hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền của Ủy ban
nhân dân phường theo quy định pháp luật;
c) Giúp Ủy ban nhân dân phường quản lý, sử dụng Sổ chứng thực; lưu trữ Sổ chứng thực, hồ sơ chứng thực theo quy định pháp luật;
d) Giúp Ủy ban nhân phường kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của cộng tác viên dịch thuật và lập danh sách cộng tác viên dịch thuật, báo cáo Sở Tư pháp
phê duyệt; giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường niêm yết công khai danh sách cộng tác viên dịch thuật đã được phê duyệt tại trụ sở của Ủy ban nhân dân
phường;
đ) Giúp Ủy ban nhân dân phường thực hiện việc giải thích quyền được trợ giúp pháp lý cho người thuộc diện được trợ giúp pháp lý và giới thiệu đến Trung
tâm trợ giúp pháp lý nhà nước, Chi nhánh của Trung tâm trong quá trình thực hiện nhiệm vụ liên quan đến công dân.
4.5. Về quản lý công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính
a) Đề xuất Ủy ban nhân dân phường kiến nghị cơ quan có thẩm quyền nghiên cứu, xử lý các quy định xử lý vi phạm hành chính không khả thi, không phù hợp với thực tiễn hoặc chồng chéo, mâu thuẫn trong quá trình thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính;
b) Giúp Ủy ban nhân dân phường tập huấn, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp
vụ, kiểm tra công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính trong các
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của địa phương theo quy định pháp luật;
c) Giúp Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường báo cáo về công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính, thống kê về xử lý vi
phạm hành chính trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của địa phương.
4.6. Về thi hành án dân sự, thi hành án hành chính:
a) Giúp Ủy ban nhân dân phường niêm yết các văn bản liên quan đến thi hành án dân sự; xác minh điều kiện thi hành án dân sự của người phải thi hành
án tại địa phương;
b) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân phường về việc phối hợp tổ chức cưỡng chế thi hành án dân sự theo quy định pháp luật;
c) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân phường về việc chỉ đạo các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân phường nghiêm chỉnh thi hành án hành
chính; chỉ đạo việc thi hành án hành chính đối với các vụ việc phức tạp, ảnh hưởng đến tình hình kinh tế - xã hội, an ninh trật tự ở địa phương; báo cáo Ủy
ban nhân dân thành phố và cơ quan thi hành án dân sự khu vực về tình hình, kết quả thi hành án hành chính của địa phương.
5. Giúp Ủy ban nhân dân phường hướng dẫn, tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác tư pháp đối với cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác,
công chức thuộc Ủy ban nhân dân phường và các tổ chức, cá nhân khác có liên quan theo quy định pháp luật.
6. Giúp Ủy ban nhân dân phường thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thẩm định, đăng ký, các loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo phân công của Ủy ban nhân dân phường.
7. Giúp Ủy ban nhân dân phường quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, các hội và tổ chức phi chính phủ hoạt động trên địa bàn
thuộc các lĩnh vực quản lý của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật.
8. Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn phường.
9. Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của Ủy ban nhân dân phường và sở
quản lý lĩnh vực.
10. Kiểm tra theo lĩnh vực được phân công phụ trách đối với tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện các quy định của pháp luật; tiếp công dân, giải quyết
khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực theo quy định của pháp luật và phân công của Ủy ban nhân dân phường.
11. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, ngạch công chức và xếp ngạch công chức, vị trí việc làm, thực hiện chế độ tiền lương, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý theo quy định của pháp luật, theo phân công của Ủy ban nhân dân phường.
12. Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật.
13. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác theo phân cấp, ủy quyền, phân định thẩm quyền của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
14. Thực hiện nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân phường giao theo quy định của pháp luật.
Chương III
CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ BIÊN CHẾ
Điều 3. Cơ cấu tổ chức:
1. Văn phòng HĐND và UBND phường có Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng; số lượng Phó Chánh Văn phòng do Ủy ban nhân dân phường quyết định.
2. Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường do Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Ủy ban
nhân dân phường, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng.
3. Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường là người giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng ủy quyền điều
hành các hoạt động của phòng.
4. Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, kéo dài thời gian giữ chức vụ lãnh đạo quản lý, cho từ chức, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường quyết định theo quy định của pháp luật.
Điều 4. Về biên chế:
1. Biên chế công chức của Văn phòng HĐND và UBND phường do Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường quyết định trong tổng biên chế công chức của
phường được có thẩm quyền phê duyệt. Việc bố trí công tác đối với công chức của Văn phòng HĐND và UBND phải căn cứ vào vị trí việc làm, chức danh,
tiêu chuẩn, cơ cấu ngạch công chức theo quy định và đảm bảo đủ lực lượng để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao
2. Việc bố trí công tác đối với công chức, nhân viên của Văn phòng HĐND và UBND phường căn cứ chức năng, nhiệm vụ, vị trí việc làm, cơ cấu ngạch
công chức, người lao động được có thẩm quyền phê duyệt và số lượng biên chế được Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường quyết định giao./.