1. Trình UBND phường

a) Dự thảo nghị quyết của HĐND phường (nếu có), dự thảo quyết định của UBND phường liên quan đến lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của phòng và các văn bản khác theo phân công của UBND xã, phường;

b) Dự thảo kế hoạch phát triển lĩnh vực; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về lĩnh vực trên địa bàn phường trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND & UBND;

c) Dự thảo quyết định quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Văn phòng HĐND & UBND.

2. Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao; theo dõi thi hành pháp luật.

3. Lĩnh vực Văn phòng:

a) Tham mưu cho Chủ tịch UBND phường về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND phường cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND.

b) Phối hợp với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc phường, tham mưu, xây dựng lịch, chương trình, kế hoạch công tác của Thường trực HĐND và UBND phường. Tổ chức theo dõi đôn đốc các phòng, ban, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND phường, các doanh nghiệp, các cơ quan, đơn vị đóng trên địa bàn phường thực hiện tốt chương trình và kế hoạch được giao đã được phê duyệt.

c) Phối kết hợp với các phòng, cơ quan, đơn vị, đoàn thể liên quan chuẩn bị báo cáo, đề án trình duyệt Thường trực HĐND và UBND theo quy chế làm việc của HĐND và UBND phường.

d) Kiểm tra thể thức các văn bản trước khi trình Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND phường ký duyệt.

đ) Thực hiện thừa lệnh, ủy quyền của Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND phường triệu tập các cuộc họp, thông báo kết luận của Thường trực HĐND, UBND phường tại kỳ họp; trực tiếp theo dõi, đôn đốc và kiểm tra tình hình, kết quả thực hiện các văn bản kết luận, chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND và Chủ tịch UBND phường.

e) Tổng hợp tình hình và đề xuất các ý kiến thuộc chức năng tham mưu trong các cuộc họp giao ban Thường trực HĐND, UBND phường và các kỳ họp khác do Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND phường triệu tập, làm thư ký ghi biên bản các phiên họp HĐND, UBND phường.

g) Tổ chức và phục vụ các hội nghị của UBND phường và các phiên họp, kỳ họp của HĐND, các buổi làm việc giữa Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND phường với các đoàn công tác đến làm việc. Đảm bảo các điều kiện phục vụ cho hoạt động của Thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND phường theo chế độ. Tham mưu, giúp Thường trực HĐND phường tổ chức các đợt giám sát và tiếp xúc cử tri. Quản lý hồ sơ, biên bản các phiên họp, kỳ họp của HĐND, UBND phường các buổi làm việc của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND phường theo quy định. Thông báo kịp thời đến các ngành, các cấp, các tổ chức và cá nhân liên quan về nội dung đã được kết luận tại các hội nghị và buổi làm việc nêu trên.

h) Giúp UBND phường quản lý, biên tập Trang thông tin điện tử phường; theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan, đơn vị trực thuộc xử lý, phản hồi các ý kiến của tổ chức, công dân đúng thời hạn quy định về hệ thống thông tin phản ánh hiện trường thành phố.

i) Tham mưu cho HĐND phường, UBND, Chủ tịch UBND phường tổ chức công tác tiếp dân; phân loại xử lý đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh; tham mưu, đề xuất giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về các nội dung liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND phường, trách nhiệm của UBND phường thuộc thẩm quyền theo quy định của Luật Tiếp công dân và Quy chế tiếp dân của UBND phường.

Tham mưu HĐND & UBND phường chuyển đơn đến các cơ quan, đơn vị liên quan thuộc phường. Tham mưu HĐND & UBND phường giải quyết, trả lời những phản ánh kiến nghị và khiếu nại tố cáo của công dân, tổ chức theo ngành, lĩnh vực được phân công quản lí.

g) Văn phòng HĐND và UBND được thừa lệnh Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND phường yêu cầu các phòng ban trực thuộc UBND phường, các cơ quan liên quan khác báo cáo tình hình, kết quả thực hiện các chủ trương, chính sách pháp luật của Đảng và Nhà nước, nghị quyết của HĐND các nhiệm vụ lãnh đạo UBND phường phân công thực hiện để tổng hợp báo cáo và cung cấp thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của Thường trực HĐND và Chủ tịch UBND phường.

h) Giúp Thường trực HĐND, UBND phường duy trì mối quan hệ thường xuyên giữa Chủ tịch UBND phường với Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội phường, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân theo quy chế làm việc của UBND phường.

4. Lĩnh vực tư pháp:

a) Về xây dựng văn bản quy phạm pháp luật:

- Phối hợp xây dựng nghị quyết, quyết định thuộc thẩm quyền ban hành của UBND, HĐND phường do các cơ quan chuyên môn khác thuộc UBND phường chủ trì xây dựng;

- Thẩm định dự thảo nghị quyết của HĐND, dự thảo quyết định của UBND phường theo quy định pháp luật.

b) Về theo dõi tình hình thi hành pháp luật:

- Xây dựng và trình UBND phường ban hành và tổ chức thực hiện Kế hoạch theo dõi tình hình thi hành pháp luật trên địa bàn;

- Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc UBND phường trong việc thực hiện công tác theo dõi tình hình thi hành pháp luật tại địa phương;

- Tổng hợp, đề xuất với UBND phường về việc xử lý kết quả theo dõi tình hình thi hành pháp luật:

- Theo dõi tình hình thi hành pháp luật trong lĩnh vực tư pháp thuộc phạm vi quản lý nhà nước của UBND phường.

c) Về kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật:

- Là đầu mối giúp UBND phường tự kiểm tra văn bản do UBND phường ban hành;

- Giúp Chủ tịch UBND phường kiểm tra văn bản của HĐND và UBND phường; trình Chủ tịch UBND phường quyết định biện pháp xử lý văn bản trái pháp luật theo quy định;

- Kiểm tra, xử lý đối với các văn bản có chứa quy phạm pháp luật do HĐND hoặc UBND phường ban hành nhưng không được ban hành bằng hình thức nghị quyết của HĐND hoặc quyết định của UBND; văn bản do Chủ tịch UBND phường hoặc chức danh khác ở phường ban hành có chứa quy phạm pháp luật.

d) Về rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật;

- Là đầu mối giúp UBND, Chủ tịch UBND phường tổ chức thực hiện việc rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND phường theo quy định pháp luật;

- Đôn đốc, hướng dẫn, tổng hợp kết quả rà soát, hệ thống hóa văn bản chung của HĐND, UBND phường.

đ) Về phổ biến, giáo dục pháp luật và hòa giải ở cơ sở:

- Xây dựng, trình UBND phường ban hành chương trình, kế hoạch phổ biến, giáo dục pháp luật và tổ chức thực hiện sau khi chương trình, kế hoạch được ban hành;

- Theo dõi, hướng dẫn và kiểm tra công tác phổ biến giáo dục pháp luật tại địa phương; đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND phường, cơ quan, tổ chức có liên quan trong việc tổ chức Ngày Pháp luật nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn;

- Thực hiện nhiệm vụ của cơ quan thường trực Hội đồng phối hợp phổ biến, giáo dục pháp luật xã, phường;

- Xây dựng, quản lý đội ngũ báo cáo viên pháp luật, tuyên truyền viên pháp luật theo quy định pháp luật;

- Hướng dẫn việc xây dựng, quản lý, khai thác tủ sách pháp luật ở phường và ở các cơ quan, đơn vị khác trên địa bàn theo quy định pháp luật;

- Tổ chức triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về hòa giải ở cơ sở;

- Giúp UBND phường thực hiện nhiệm vụ về xây dựng phường đạt chuẩn tiếp cận pháp luật; là cơ quan thường trực của Hội đồng đánh giá tiếp cận pháp luật.

- Thực hiện các nhiệm vụ về trợ giúp pháp lý theo quy định pháp luật.

e) Về quản lý và đăng ký hộ tịch:

- Giúp UBND phường chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc tổ chức thực hiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn;

- Giúp UBND phường thực hiện đăng ký hộ tịch theo quy định pháp luật; đề nghị UBND phường quyết định thu hồi, hủy bỏ giấy tờ hộ tịch trái với quy định của pháp luật (trừ trường hợp kết hôn trái pháp luật);

- Giúp UBND phường quản lý, cập nhật, khai thác cơ sở dữ liệu hộ tịch và cấp bản sao trích lục hộ tịch theo quy định;

- Quản lý, sử dụng Sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch; lưu trữ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định pháp luật.

g) Thực hiện nhiệm vụ quản lý về nuôi con nuôi theo quy định pháp luật.

h) Về chứng thực:

- Thực hiện chứng thực bản sao giấy, bản sao điện tử từ bản chính, chứng thực chữ ký (bao gồm cả chữ ký người dịch) và chứng thực hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền của phường theo quy định của pháp luật;

- Quản lý, sử dụng Sổ chứng thực, lưu trữ Sổ chứng thực, hồ sơ chứng thực theo quy định pháp luật;

i) Về quản lý công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính:

- Giúp UBND phường theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và báo cáo công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính tại địa phương;

- Đề xuất UBND phường kiến nghị cơ quan có thẩm quyền nghiên cứu, xử lý các quy định xử lý vi phạm hành chính không khả thi, không phù hợp với thực tiễn hoặc chồng chéo, mâu thuẫn với nhau;

- Hướng dẫn nghiệp vụ trong việc thực hiện pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.

k) Giúp UBND phường thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn về thi hành án dân sự, thi hành án hành chính theo quy định pháp luật và quy chế phối hợp công tác giữa cơ quan tư pháp và cơ quan thi hành án dân sự địa phương do Bộ Tư pháp ban hành.

5. Phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan dự thảo báo cáo, Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội 06 tháng, hằng năm và 05 năm của phường trình HĐND phường đảm bảo theo quy định. Ngoài ra, thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của UBND phường và sở quản lý lĩnh vực.

6. Kiểm tra theo lĩnh vực được phân công phụ trách đối với tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện các quy định của pháp luật; phòng, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực theo quy định của pháp luật và phân công của UBND phường.

7. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, ngạch công chức và xếp ngạch công chức, vị trí việc làm, thực hiện chế độ tiền lương, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý theo quy định của pháp luật, theo phân công của UBND phường.

8. Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật.

9. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác theo phân cấp, ủy quyền, phân định thẩm quyền của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

10. Thực hiện nhiệm vụ khác do UBND phường giao theo quy định của pháp luật.