I. Nguyên tắc phân công và mối quan hệ công tác
1. Chánh Văn phòng là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, UBND xã, Chủ tịch UBND xã và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn đã được quy định.
2. Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng phân công theo dõi từng lĩnh vực công việc và các cơ quan, đơn vị; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về những quyết định của mình; chỉ đạo trực tiếp Chuyên viên phụ trách lĩnh vực. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng được ủy quyền điều hành các hoạt động của Văn phòng.
3. Trong tháng tổ chức giao ban để triển khai công việc tháng tới. Ngoài ra tùy tình hình thực tế sẽ tổ chức các cuộc họp đột xuất khi cần triển khai các nhiệm vụ.
II. Nhiệm vụ cụ thể
1. Ông Lê Quang Tuấn - Chánh Văn phòng
- Lãnh đạo, quản lý, điều hành chung và toàn diện mọi hoạt động của Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND xã về việc lãnh đạo Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.
- Trực tiếp tham mưu giúp UBND xã theo dõi, thẩm định tất cả các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản thuộc các lĩnh vực phân công Chuyên viên phụ trách, theo dõi Quy chế làm việc của UBND xã; chỉ đạo công tác bảo vệ bí mật Nhà nước; công tác tổ chức, bộ máy và cán bộ, công chức, viên chức; rà soát chất lượng hoạt động cơ quan.
- Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất của cơ quan do Văn phòng quản lý; chỉ đạo bộ phận Kế toán theo dõi tài sản để cập nhật các biến động về tài sản trong cơ quan. Đề xuất với UBND xã, Chủ tịch UBND xã về sửa chữa nhỏ cơ sở vật chất, đầu tư xây dựng cơ bản thuộc trách nhiệm của Văn phòng hoặc được ủy quyền. Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơ bản, sửa chữa nhỏ trong cơ quan, mua sắm các phương tiện, trang thiết bị, vật tư hàng hóa phục vụ các hoạt động của cơ quan theo quy định hiện hành.
- Tiếp các cơ quan báo, đài đến liên hệ công tác; đầu mối, phối hợp với các phòng, đơn vị thuộc UBND xã để làm việc với báo, đài theo quy chế làm việc của UBND xã.
- Theo dõi hoạt động chung của các cơ quan, đơn vị thuộc UBND xã.
- Giúp Thường trực HĐND, UBND xã duy trì quan hệ phối hợp hoạt động với Đảng uỷ, Ủy ban MTTQ Việt Nam xã, các đoàn thể xã, các thôn; điều hoà các hoạt động của các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND xã.
- Chỉ đạo chung đảm bảo các điều kiện phục vụ cho hoạt động của Thường trực HĐND, UBND xã. Xây dựng lịch công tác tuần của lãnh đạo HĐND và UBND xã.
- Chỉ đạo việc tham mưu xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm của Thường trực HĐND, UBND xã; chỉ đạo, kiểm tra chuẩn bị báo cáo hoạt động hàng tháng, quý, năm của Thường trực HĐND, UBND xã và các báo cáo chuẩn bị cho các phiên họp UBND và các kỳ họp của HĐND xã.
- Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác của Văn phòng: Công tác tổ chức, tuyển dụng, đề bạt, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật cán bộ; việc thực hiện quy chế dân chủ cơ sở trong hoạt động cơ quan; hoạt động đối nội, đối ngoại của Văn phòng.
- Thực hiện thừa lệnh, ủy quyền của Thường trực HĐND, UBND xã triệu tập các cuộc họp, thông báo kết luận của Thường trực HĐND, UBND xã tại kỳ họp.
- Chủ tài khoản cơ quan, chỉ đạo hoạt động công tác văn thư lưu trữ, chỉ đạo bộ phận lái xe và quản trị hành chính, phục vụ.
- Chỉ đạo chuyên viên phụ trách tiêu chí ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành. Chỉ đạo công tác PCCC-CNCH của trụ sở.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND và UBND xã giao.
2. Ông Hoàng Vĩnh Tố - Chuyên viên
- Trực tiếp kiểm tra, thẩm định các văn bản (trừ văn bản QPPL) thuộc lĩnh vực Văn hóa - Xã hội và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng khi trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã ký ban hành.
- Theo dõi hoạt động của các đơn vị: Phòng Văn hóa - Xã hội (lĩnh vực Cải cách hành chính, ISO, Kiểm soát TTHC), Trạm Y tế; các trường học; Trung tâm phục vụ Hành chính công, Trung tâm dịch vụ sự nghiệp công (trừ các lĩnh vực thuộc Kinh tế), BHXH, Ngân hàng chính sách xã hội, Ủy ban MTTQ Việt Nam xã, các Đoàn thể Chính trị và các hội thuộc lĩnh vực Văn hóa - Xã hội.
- Tham dự các buổi làm việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND xã thuộc lĩnh vực được phụ trách để tổng hợp tình hình và làm thông báo kết luận các buổi làm việc. Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện ý kiến chỉ đạo, chương trình công tác, bút phê của UBND xã, của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND xã theo lĩnh vực phụ trách và trên các phần mềm.
- Tổng hợp báo cáo đánh giá cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên hàng quý theo quy định và theo dõi trên phần mềm hồ sơ cán bộ, công chức.
- Theo dõi, đôn đốc, tổng hợp báo cáo hàng tuần, quý, 6 tháng, năm thuộc lĩnh vực mình phụ trách và trên hệ thống LRIS của UBND thành phố, hệ thống GRIS của Chính phủ.
- Phối hợp xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm của UBND xã và theo dõi để báo cáo kết quả thực hiện cho lãnh đạo văn phòng.
- Theo dõi và xử lý phản ánh hiện trường trên Hue-S, tham mưu UBND xã giao cho các cơ quan, đơn vị và đôn đốc xử lý phán ánh hiện trường.
- Phụ trách công nghệ thông tin (Các phần mềm dùng chung, trang thông tin điện tử, họp trực tuyến…). Phụ trách quản lý phòng họp trực tuyến và chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp của HĐND và UBND xã.
- Tham mưu công tác thi đua khen thưởng và đề xuất các hình thức khen thưởng của tập thể và các cá nhân thuộc Văn phòng.
- Tham mưu công tác bảo vệ bí mật Nhà nước.
- Tham mưu công tác cải cách hành chính, kiểm soát TTHC, chuyển đổi số của Văn phòng.
- Chịu trách nhiệm gửi Văn bản QPPL về đăng trên công báo điện tử.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng giao.
3. Ông Lê Minh Huân - Chuyên viên
- Kiểm tra, thẩm định trực tiếp các văn bản hành chính (trừ văn bản QPPL) thuộc lĩnh vực Kinh tế, Nội chính và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng khi trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã ký ban hành.
- Theo dõi hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc UBND xã và các cơ quan liên quan, gồm: Phòng Kinh tế, Ban Chỉ huy Quân sự xã, Công an xã, Hạt Kiểm lâm khu vực Nam Đông, Trung tâm dịch vụ sự nghiệp công (trừ các lĩnh vực Văn hóa), Nhà máy nước, Các tổ chức đoàn thể chính trị và các Hội thuộc lĩnh vực phụ trách.
- Tham dự các buổi làm việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch trong lĩnh phụ trách để tổng hợp tình hình và tham mưu thông báo kết luận buổi làm việc; đôn đốc các đơn vị thực hiện các ý kiến chỉ đạo, chương trình công tác, bút phê của UBND xã, của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND xã theo lĩnh vực được phân công phụ trách và trên các phần mềm.
- Tham mưu thực hiện công tác tiếp dân; phân loại xử lý đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh và công tác phòng chống tham nhũng, tiêu cực.
- Tham mưu UBND xã theo dõi, báo cáo công tác tiếp dân; xử lý đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh và công tác phòng chống tham nhũng, tiêu cực trên địa bàn theo quy định.
- Trực tiếp tổng hợp tham mưu báo cáo chỉ đạo điều hành hàng tháng, quý của UBND xã. Xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm của UBND xã và theo dõi để báo cáo kết quả thực hiện cho lãnh đạo Văn phòng.
- Phối hợp với Phòng Kinh tế xã tham mưu báo cáo Kinh tế - Xã hội hàng tháng, quý, năm của UBND xã.
- Tham mưu thực hiện Chương trình công tác hàng tháng, quý, năm UBND xã và báo cáo kết quả thực hiện Chương trình công tác.
- Trực tiếp tổng hợp, tham mưu báo cáo hàng tháng, quý, năm của Văn phòng trình Chánh Văn phòng ký ban hành.
- Phối hợp với Văn phòng Đảng ủy tham mưu xây dựng lịch tiếp dân lưu động, định kỳ và tại trụ sở của Chủ tịch UBND xã; tham gia tiếp công dân cùng lãnh đạo xã tại các thôn trên địa bàn.
- Thường xuyên theo dõi và cập nhật lịch tiếp công dân và các đơn thư lên phần mềm tiếp công dân giải quyết đơn thư của thành phố; theo dõi các kết luận sau tiếp công dân và tổng hợp, tham mưu báo cáo các cấp theo quy định.
- Phụ trách quỹ của UBND xã do Chánh văn phòng giao; mở sổ quỹ cập nhật đầy đủ chính xác; phối hợp với kế toán Văn phòng hàng tháng, quý, năm tổng hợp báo cáo công tác thu, chi ngân sách cho Thường trực HĐND; lãnh đạo UBND xã và Chánh Văn phòng.
- Thực hiện công tác Tài chính Chi bộ Văn phòng HĐND và UBND xã.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng giao.
4. Bà Hồ Thị Thu Huệ - Chuyên viên
- Tham mưu giúp Chủ tài khoản quản lý về công tác tài chính - kế toán, thống kê để thực hiện đúng chế độ chính sách của Nhà nước, lập các dự toán thu - chi ngân sách, lập kế hoạch xây dựng tu sửa cơ sở vật chất, mua sắm tài sản, sửa chữa các phương tiện làm việc của cơ quan, hướng dẫn thực hiện thanh quyết toán cho cán bộ công chức theo quy chế chi tiêu nội bộ của HĐND, UBND và Văn phòng.
- Lập hồ sơ kiểm kê đánh giá tài sản cơ quan theo quy định, lập dự trù kinh phí mua sắm Văn phòng phẩm, cơ sở vật chất khác cho Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND, lãnh đạo và chuyên viên cơ quan theo quy chế và thực hiện theo quy định tài chính hiện hành.
- Trực tiếp tham mưu quản lý cơ sở vật chất, tài sản của cơ quan tại các điểm; đảm bảo các điều kiện về vật chất - kỹ thuật phục vụ công tác của Thường trực HĐND xã, UBND xã, lãnh đạo UBND xã và lãnh đạo Văn phòng; thường xuyên kiểm tra việc bảo vệ an toàn cơ quan, vệ sinh, chăm sóc cảnh quanh khuôn viên cơ quan luôn xanh - sạch - đẹp, duy trì tốt đơn vị văn hóa.
- Chịu trách nhiệm báo tăng, giảm bảo hiểm và các chế độ cho Chuyên viên cơ quan; quyết toán thuế theo tháng, quý, năm theo quy định.
- Tham mưu Quản lý các tài sản hiện có, đề xuất phương án mua sắm mới nếu thấy cần thiết.
- Tham mưu cho Chủ tài khoản thực hiện chi tiêu đúng chế độ quy định; tổng hợp báo cáo công tác tài chính cho Chánh Văn phòng theo định kỳ hàng tháng, quý, năm.
- Tham mưu thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.
- Tham mưu công tác nâng lương định kỳ, nâng lương trước thời hạn của Thường trực HĐND xã, lãnh đạo UBND xã, các lãnh đạo các Ban của HĐND xã và cán bộ, công chức Văn phòng.
- Tham mưu theo dõi, tổng hợp, báo cáo công tác đối ngoại trên địa bàn.
- Theo dõi hoạt động của các Nhân viên văn phòng.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng giao.
5. Ông Lê Thanh Hoàng - Chuyên viên
- Chuẩn bị nội dung, tài liệu cho các kỳ họp HĐND (họp thường kỳ, bất thường); tổng hợp, theo dõi, tham mưu chương trình công tác, kế hoạch hoạt động của Thường trực và các Ban HĐND; phục vụ hoạt động giám sát của HĐND; theo dõi, tiếp nhận, xử lý đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của cử tri gửi đến HĐND; tham mưu công tác đại biểu HĐND, phụ trách quỹ của HĐND xã do Thường trực HĐND xã giao.
- Tham mưu dự thảo các báo cáo, tờ trình, thông báo, kết luận, kế hoạch công tác của Thường trực HĐND xã.
- Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các kết luận giám sát, nghị quyết, kiến nghị của HĐND và các Ban.
- Giúp Trưởng ban, Phó Trưởng ban trong việc triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác hằng năm của Ban Kinh tế - Ngân sách
- Chuẩn bị nội dung, tài liệu phục vụ các cuộc họp, giám sát, thẩm tra của Ban Kinh tế - Ngân sách; tổng hợp, ghi chép, lập biên bản các buổi làm việc, khảo sát thực tế.
- Tham mưu xây dựng báo cáo giám sát, thẩm tra, kiến nghị sau giám sát theo lĩnh vực phụ trách.
- Thực hiện các nhiệm vụ do Thường trực HĐND xã phân công.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng giao.
6. Ông Nguyễn Văn Rích - Chuyên viên
- Thực hiện công tác quản lý tài liệu, hồ sơ phục vụ hoạt động HĐND, đảm bảo đúng quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Phối hợp với đồng chí Lê Thanh Hoàng trong việc chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND, cuộc họp Thường trực HĐND, các hoạt động giám sát, khảo sát, tiếp xúc cử tri.
- Tham mưu UBND xã tổng hợp báo cáo trả lời ý kiến, kiến nghị của cử tri.
- Phối hợp Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam xã chuẩn bị nội dung phục vụ công tác tiếp xúc cử tri
- Giúp Trưởng ban, Phó Trưởng ban trong việc triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác hằng năm của Ban Văn hóa - Xã hội.
- Chuẩn bị nội dung, tài liệu phục vụ các cuộc họp, giám sát, thẩm tra của Ban Văn hóa - Xã hội; tổng hợp, ghi chép, lập biên bản các buổi làm việc, khảo sát thực tế.
- Tham mưu xây dựng báo cáo giám sát, thẩm tra, kiến nghị sau giám sát theo lĩnh vực phụ trách.
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất với Thường trực HĐND xã.
- Tham gia các hoạt động chung của cơ quan, công tác cải cách hành chính, chuyển đổi số, văn hóa công sở.
- Thực hiện các nhiệm vụ do Thường trực HĐND xã phân công.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng giao.
7. Ông Nguyễn Thanh Ngọc - Chuyên viên
- Trực tiếp thực hiện công tác hộ tịch, công chứng, chứng thực tại UBND xã theo quy định của pháp luật. Phụ trách công tác hộ tịch, chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã.
- Quản lý, lưu trữ, cập nhật sổ hộ tịch; các loại sổ khác có liên quan và hồ sơ hộ tịch điện tử trên phần mềm hộ tịch của Bộ Tư pháp; đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời.
- Tham mưu soạn thảo văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách đồng thời chịu trách nhiệm kiểm tra, chỉnh sửa toàn bộ văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách trình UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã theo quy định pháp luật.
- Tham mưu UBND xã ban hành, kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa và theo dõi thi hành văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền xã; thẩm định, kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND xã theo quy định.
- Phụ trách công tác kiểm soát thủ tục hành chính, cải cách tư pháp, cải cách hành chính liên quan đến pháp luật tại UBND xã;
- Trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của hòa giải viên ở cơ sở; lập hồ sơ công nhận tổ hòa giải; báo cáo định kỳ và đột xuất về công tác hòa giải theo quy định;
- Tham mưu UBND xã xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch phổ biến, giáo dục pháp luật hằng năm; chuẩn tiếp cận pháp luật theo quy định.
- Tham mưu UBND xã dự thảo kế hoạch phát triển lĩnh vực; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về lĩnh vực tư pháp tại địa phương. Phụ trách lĩnh vực Bồi thường nhà nước và theo dõi công tác thi hành án.
- Đầu mối phối hợp với Sở Tư pháp thành phố Huế trong lĩnh vực quản lý ngành, lĩnh vực được giao.
- Phối hợp xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm của UBND xã và theo dõi để báo cáo kết quả thực hiện cho lãnh đạo Văn phòng.
- Thực hiện các nhiệm vụ do lãnh đạo Văn phòng giao.
6. Bà Lê Thị Thúy – Chuyên viên (biệt phái)
- Trực tiếp thực hiện công tác Văn thư của HĐND, UBND xã, Văn phòng và định kỳ chuyển hồ sơ cho Phòng Văn hóa – Xã hội lưu trữ theo quy định; ứng dụng các phần mềm dùng chung của UBND thành phố trong quản lý văn bản, đảm bảo chế độ mật trong công tác văn thư.
- Quản lý chứng thư số của HĐND, UBND và Văn phòng; việc sử dụng con dấu, ấn chỉ của HĐND, UBND xã, Văn phòng theo quy định của pháp luật và Quy chế làm việc của Văn phòng.
- Tiếp nhận, vào sổ, đăng ký các loại văn bản đi, đến của HĐND, UBND, Văn phòng theo quy định; chuyển văn bản trên hệ thống, qua bưu điện cho các cá nhân, cơ quan, đơn vị không có trên hệ thống phần mềm.
- Theo dõi cập nhật giấy mời, các đơn thư trên mạng từ UBND thành phố, các ban ngành cấp thành phố và các phòng ban, các thôn gửi đến Thường trực HĐND, UBND xã và Văn phòng chuyển lãnh đạo Văn phòng xử lý.
- Chịu trách nhiệm thu thập, tham mưu chỉnh lý tài liệu để lưu trữ tài liệu lưu trữ của Văn phòng.
- Kiểm tra thể thức các văn bản trước khi vào sổ, đóng dấu ban hành đúng quy định. Phối hợp với Trung tâm phục vụ Hành chính công đóng dấu chứng thực.
- Kiểm tra trình tự, thủ tục các văn bản, các văn bản bí mật nhà nước trước khi ban hành; giữ bí mật các văn bản có quy định bảo vệ bí mật nhà nước. Quản lý, lưu trữ văn bản mật của HĐND, UBND và Văn phòng theo quy định.
- Tiếp nhận và chuyển báo chí, tài liệu, văn bản họp, tài liệu cho lãnh đạo HĐND, UBND xã và Văn phòng.
- Trực tiếp phô tô các tài liệu theo ý kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND xã, lãnh đạo UBND xã và Văn phòng.
- Trực tiếp mua các văn phòng phẩm dùng chung của Văn phòng (Có phiếu đề xuất, trình Chánh văn phòng phê duyệt trước khi mua). Thực hiện công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng giao.
9. Ông Nguyễn Xuân Quý - Nhân viên lái xe
- Chịu trách nhiệm lái xe đưa đón các đồng chí lãnh đạo tham dự các cuộc họp; kiểm tra, giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của các thành viên và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng.
- Quản lý xe theo đúng quy định, có trách nhiệm bảo quản giữ gìn xe sạch, đẹp, bảo đảm an toàn tuyệt đối khi đưa xe vào sử dụng, phục vụ với chất lượng cao; lập kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ xe ô tô báo cáo lãnh đạo Văn phòng và kế toán theo Quy chế hoạt động.
- Sử dụng xe đúng mục đích, tiết kiệm nguyên nhiên liệu; trước khi điều xe, cho mượn xe phải có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng; trường hợp đột xuất không kịp báo cáo với lãnh đạo Văn phòng thì có thể quyết định và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng.
- Lập và quản lý lịch xe, thực hiện chế độ ghi lịch trình hoạt động của xe.
- Định kỳ hoặc khi có yêu cầu của lãnh đạo HĐND, UBND xã và lãnh đạo Văn phòng thì tiến hành thu gom tài liệu chuyển cho cán bộ phụ trách kho lưu trữ xã để lưu trữ theo quy định.
- Theo dõi, kiểm tra điện, nước, cây cảnh; khi phục vụ lãnh đạo xã đón tiếp khách thì tham gia phục vụ cùng với lãnh đạo và chuyên viên Văn phòng.
- Chịu trách nhiệm tham mưu triển khai Ngày Chủ nhật xanh vào chiều thứ 6 hàng tuần và theo chủ trương xã phát động ra quân; tham mưu đảm bảo xanh – sạch – sáng cơ quan, trụ sở.
- Thời gian làm việc: Buổi sáng từ 8h00 đến 11h30, Buổi chiều từ 13h00 đến 17h00 (làm việc: 5 ngày/tuần, từ thứ 2 đến thứ 6). Ngoài thời gian làm việc chính thức, theo quy định của cơ quan, người lao động có thể được điều động đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo và được nghỉ bù.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác lãnh đạo Văn phòng giao.
10. Ông Phan Văn Hữu - Nhân viên bảo vệ
- Có trách nhiệm bảo vệ cơ quan 24/24 giờ vào các ngày nghỉ, lễ, tết; ngoài giờ hành chính đối với các ngày làm việc bình thường. Thực hiện nhiệm vụ bảo vệ, tuần tra canh gác toàn bộ khu vực trong phạm vi quản lý của cơ quan ngoài giờ hành chính và các ngày nghỉ, lễ, tết. Xây dựng lịch trực ngày, đêm chuyển lãnh đạo Văn phòng phê duyệt, nếu vắng theo lịch phải liên hệ chủ động trực thay và được sự đồng ý của lãnh đạo Văn phòng.
- Bảo vệ toàn bộ tài sản cơ quan; kiểm tra, giám sát tài sản của cán bộ, công chức, đảm bảo an toàn tuyệt đối; giữ gìn an ninh trật tự trong cơ quan.
- Kiểm tra thiết bị phòng cháy, chữa cháy. Vận hành thành thạo, thao tác nhanh, xử lý kịp thời khi có sự cố xảy ra.
- Phối hợp chặt chẽ với công chức, chuyên viên, nhân viên và người lao động Văn phòng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao, Ngày Chủ nhật xanh tại trụ sở vào chiều thứ 6 hàng tuần.
- Trực tiếp quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, các trang thiết bị dùng chung, đề xuất với lãnh đạo để sửa chữa điện, máy nóng lạnh,… đồ dùng cho cơ quan khi cần thiết.
- Chịu trách nhiệm bồi thường vật chất (nếu có) khi người lao động vi phạm những điều khoản đã ký kết và gây ra những thiệt hại cho người sử dụng lao động.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng giao.
11. Ông Trần Minh Đông - Nhân viên tạp vụ
- Chịu trách nhiệm về vệ sinh phòng làm việc của lãnh đạo HĐND, UBND xã và Chánh Văn phòng; phòng khách, phòng họp, các khu vệ sinh và toàn bộ khuôn viên trong trụ sở làm việc.
- Chuẩn bị phòng họp, phòng khách và các điều kiện phục vụ công tác đối nội, đối ngoại của HĐND, UBND xã và của Văn phòng.
- Công tác chuẩn bị công việc, phục vụ chính trong ngày đến tại cơ quan mỗi tuần 2-3 ngày.
- Định kỳ hoặc khi có yêu cầu của lãnh đạo HĐND, UBND xã và lãnh đạo Văn phòng thì tiến hành thu gom tài liệu chuyển cho cán bộ phụ trách kho lưu trữ xã để lưu trữ theo quy định.
- Giao trách nhiệm quản lý, thực hiện như mua dụng cụ làm vệ sinh, mua nước uống phục vụ HĐND, UBND và Văn phòng hàng tháng, quý báo cáo thanh quyết toán kịp thời.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng giao.
III. Một số nhiệm vụ chung khác
- Ngoài nhiệm vụ chính được phân công lãnh đạo, chuyên viên, nhân viên Văn phòng xã thực hiện một số nhiệm vụ do Thường trực HĐND và UBND xã yêu cầu và báo cáo lãnh đạo Văn phòng; lãnh đạo và chuyên viên tham gia các kỳ họp định kỳ của HĐND và UBND xã để nắm tình hình, phục vụ tốt hơn cho công tác tham mưu, tổng hợp, phục vụ.
- Lãnh đạo và các chuyên viên được phân công nhiệm vụ theo dõi các chương trình, đề án, phương án, các quyết định, chỉ thị…, các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo xã thuộc lĩnh vực phụ trách có trách nhiệm đôn đốc các đơn vị được phân công thực hiện đúng kế hoạch, thời gian quy định.
- Ngoài việc thẩm định các văn bản theo quy định, yêu cầu lãnh đạo và chuyên viên Văn phòng phải thẩm định tất cả các văn bản của các Ban Chỉ đạo do các cơ quan, đơn vị trình lãnh đạo xã ký ban hành, giúp cho lãnh đạo xã hạn chế được những sai xót trong ban hành văn bản chỉ đạo.
- Trong công tác phục vụ đón tiếp khách, lãnh đạo và chuyên viên phụ trách lĩnh vực nào thì tham gia phục vụ đón tiếp khách ở lĩnh vực đó và xem đây là một nhiệm vụ không kém phần quan trọng của Văn phòng.
- Cán bộ, công chức, nhân viên Văn phòng chấp hành Nội quy làm việc cơ quan, quy định giờ làm việc, Quy chế văn hóa công sở, đeo thẻ cán bộ, công chức trong giờ làm việc, việc ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số, cải cách hành chính và nhiệm vụ được phân công; trực bảo vệ các ngày lễ, tết, lụt bão,.. khi được phân công; thực hiện tốt nội quy phòng cháy chữa cháy.