- Diện tích tự nhiên: 41,70 km²

- Quy mô dân số: 25.728 người

- Vị trí địa lý: Phường Phong Quảng giáp phường Phong Phú, phường Thuận An, xã Quảng Điền, xã Đan Điền và Biển Đông

ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG PHONG QUẢNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY CHẾ

Làm việc của UBND phường Phong Quảng nhiệm kỳ 2021 - 2026

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 35 /QĐ-UBND ngày  01 tháng 7 năm 2025 của

Ủy ban nhân dân phường Phong Quảng)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi, đối tượng điều chỉnh

1. Quy chế này quy định về nguyên tắc, chế độ trách nhiệm, lề lối làm việc, quan hệ công tác và trình tự giải quyết công việc của Ủy ban nhân dân (viết tắt là UBND) phường Phong Quảng.

2. Các Ủy viên UBND, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc UBND phường, tổ chức, cá nhân có quan hệ làm việc với UBND phường chịu sự điều chỉnh của Quy chế này.

Điều 2. Nguyên tắc làm việc của UBND phường

1. UBND phường làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, bảo đảm phát huy vai trò lãnh đạo của tập thể UBND; đồng thời đề cao trách nhiệm cá nhân của Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các Ủy viên UBND phường.

2. Giải quyết công việc đúng phạm vi trách nhiệm, đúng thẩm quyền; bảo đảm sự lãnh đạo của Ban Thường vụ Đảng ủy, sự giám sát của Hội đồng nhân dân (viết tắt là HĐND) phường và sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên.

3. Trong phân công công việc, mỗi việc chỉ được giao một cơ quan, đơn vị, một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Cấp trên không làm thay công việc cho cấp dưới, tập thể không làm thay công việc cho cá nhân và ngược lại. Công việc được giao cho cơ quan, đơn vị thì Thủ trưởng cơ quan, đơn vị đó phải chịu trách nhiệm về công việc được giao.

4. Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo quy định của pháp luật, Chương trình, Kế hoạch công tác và Quy chế làm việc của UBND phường.

5. Bảo đảm phát huy năng lực và sở trường của cán bộ, công chức; đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc và trong mọi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được pháp luật quy định.

6. Bảo đảm dân chủ, rõ ràng, minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động.

7. Mọi hoạt động của UBND phường, Ủy viên UBND phường và cơ quan hành chính Nhà nước phải bảo đảm sự lãnh đạo của Đảng, tuân thủ các quy định của pháp luật và bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của nhân dân.

Chương II

TRÁCH NHIỆM, PHẠM VI GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC  VÀ QUAN HỆ CÔNG TÁC CỦA UBND PHƯỜNG

Điều 3. Trách nhiệm, phạm vi và cách thức giải quyết công việc của UBND phường

1. UBND phường giải quyết công việc theo nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Điều 25 Luật Tổ chức Chính quyền địa phương năm 2025 và các quy định khác của pháp luật. Chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước HĐND phường và cơ quan cấp trên.

UBND phường thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề được quy định tại Luật Tổ chức Chính quyền địa phương và những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của cấp phường. Trừ một số công việc đã phân công trực tiếp cho Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND phường.

2. Cách thức giải quyết công việc của UBND phường:

a) Thảo luận và quyết định tại phiên họp UBND phường;

b) Gửi lấy ý kiến các Ủy viên UBND phường.

c) Thông qua phần mềm họp thông minh hoặc các ứng dụng công nghệ thông tin khác do UBND thành phố hoặc UBND phường thống nhất triển khai áp dụng (sau đây gọi chung là phần mềm ứng dụng).

3. Điều hành giải quyết công việc của UBND phường:

a) UBND phường thảo luận tập thể và quyết định từng vấn đề tại phiên họp UBND phường;

b) Đối với một số vấn đề do yêu cầu cấp bách hoặc không nhất thiết phải tổ chức thảo luận, biểu quyết tại phiên họp UBND phường, Chủ tịch UBND phường quyết định việc biểu quyết của thành viên UBND phường bằng hình thức gửi phiếu ghi ý kiến hoặc biểu quyết qua các phần mềm ứng dụng;

c) Quyết định của UBND phường được thông qua theo quy định của Luật Tổ chức Chính quyền địa phương. Quyết định của UBND phường phải được quá nửa tổng số thành viên UBND phường biểu quyết tán thành. Trường hợp số tán thành và số không tán thành ngang nhau thì quyết định theo ý kiến biểu quyết của Chủ tịch UBND phường.

4. UBND phường phân công Chủ tịch UBND phường, Phó Chủ tịch UBND phường theo lĩnh vực phụ trách thay mặt UBND phường xem xét, quyết định: những vấn đề đột xuất, cấp bách cần phải xử lý gấp thuộc thẩm quyền của UBND phường; những vấn đề đã được UBND phường thống nhất về nguyên tắc; những vấn đề liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính đã được phân công trực tiếp cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường phụ trách. Chủ tịch UBND phường báo cáo tại phiên họp UBND phường gần nhất về những vấn đề đã quyết định.

5. Những vấn đề UBND phường thảo luận và quyết định:

a) Chương trình hoạt động cả nhiệm kỳ và chương trình công tác hàng năm của UBND phường;

b) Các công việc của UBND phường trình Ban Thường vụ Đảng ủy, HĐND phường theo Quy chế làm việc của Ban Thường vụ Đảng ủy, Thường trực HĐND phường.

c) Chương trình hành động của UBND phường triển khai thực hiện các Nghị quyết, Chương trình, Kế hoạch, Đề án... của Trung ương, Thành ủy, HĐND thành phố, UBND thành phố, Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy, HĐND phường;

d) Các vấn đề quan trọng về chủ trương, chính sách và cơ chế đầu tư, phát triển kinh tế, xã hội, quốc phòng, an ninh, đối nội và đối ngoại;

đ) Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội dài hạn, 5 năm, hàng năm; các chương trình trọng điểm của phường; dự toán ngân sách, dự kiến phân bổ kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, quyết toán ngân sách hàng năm và quỹ dự trữ của phường;

e) Việc thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể cơ quan thuộc UBND phường; thành lập mới, sáp nhập, chia tách, giải thể các doanh nghiệp nhà nước; đề nghị điều chỉnh địa giới các đơn vị hành chính ở địa phương;

g) Kiểm điểm sự chỉ đạo điều hành, thực hiện quy chế làm việc của UBND phường;

h) Những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND phường (trừ các nội dung đã quy định tại khoản 4, Điều này).

Điều 4. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chủ tịch UBND phường

1. Chủ tịch UBND phường là người đứng đầu của UBND phường, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao theo quy định tại Điều 26 Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025 và những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND cấp phường.

2. Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các công việc lớn, quan trọng, những vấn đề có tính chiến lược trên tất cả các lĩnh vực công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của UBND phường.

3. Cách thức giải quyết công việc của Chủ tịch UBND phường:

a) Trực tiếp hoặc phân công Phó Chủ tịch UBND phường xử lý công việc trên cơ sở hồ sơ, tài liệu trình của các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan và được tổng hợp trong Phiếu giải quyết công việc của Văn phòng HĐND và UBND phường theo quy định tại quy chế này;

b) Chủ tịch UBND phường phân công một Phó Chủ tịch trong số các Phó Chủ tịch UBND phường làm nhiệm vụ Phó Chủ tịch Thường trực; Chủ tịch UBND phường quyết định điều chỉnh phân công công việc giữa các Phó Chủ tịch, Ủy viên UBND phường khi cần thiết;

c) Chủ tịch UBND phường ủy nhiệm một Phó Chủ tịch UBND phường thay mặt Chủ tịch UBND phường điều hành công việc của UBND phường khi Chủ tịch UBND phường vắng mặt;

d) Trực tiếp hoặc phân công hoặc cùng Phó Chủ tịch UBND phường thay mặt UBND phường họp, làm việc với lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan để tham khảo ý kiến trước khi ra quyết định;

đ) Thành lập các tổ chức liên ngành để chỉ đạo đối với một số vấn đề phức tạp, quan trọng liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực, nhiều địa phương và phải xử lý trong thời gian dài;

e) Ủy quyền cho Phó Chủ tịch UBND phường và các Ủy viên UBND phường chủ trì làm việc với lãnh đạo cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan để tổng hợp các vấn đề thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND phường mà các cơ quan còn có ý kiến khác nhau, trình Chủ tịch UBND phường quyết định;

Uỷ quyền cho công chức UBND phường ký một số nhiệm vụ, nội dung theo quy định của HĐND thành phố Huế.

g) Chủ tịch UBND phường thường xuyên giữ mối liên hệ với lãnh đạo các tổ chức chính trị, đoàn thể và tổ chức xã hội khác cùng cấp và tạo điều kiện để các tổ chức này hoạt động có hiệu quả, tùy tình hình thực tế hoặc theo yêu cầu, mỗi năm ít nhất 01 lần Chủ tịch UBND phường làm việc với tập thể lãnh đạo các đoàn thể nêu trên;

h) Các cách thức khác theo quy định của pháp luật và quy định tại Quy chế này.

Điều 5. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Phó Chủ tịch UBND phường

1. Phó Chủ tịch UBND phường thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do Chủ tịch UBND phường phân công phụ trách và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND phường về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao; chịu trách nhiệm cá nhân về phần công tác của mình được quy định tại Luật Tổ chức Chính quyền địa phương năm 2025.

a) Trong phạm vi lĩnh vực công việc được giao, Phó Chủ tịch UBND phường được sử dụng quyền hạn của Chủ tịch UBND phường trong việc quyết định giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực được phân công và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND phường về quyết định đó; báo cáo Chủ tịch UBND phường những nội dung công việc đã giải quyết;

b) Phó Chủ tịch UBND phường chủ động giải quyết công việc được phân công; nếu có phát sinh những vấn đề quan trọng, nhạy cảm phải kịp thời báo cáo Chủ tịch UBND phường;

2. Trong lĩnh vực công tác được phân công, Phó Chủ tịch UBND phường có nhiệm vụ, quyền hạn:

a) Chỉ đạo các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND phường xây dựng kế hoạch, dự án, đề án, văn bản để ban hành theo thẩm quyền hoặc trình UBND phường, Chủ tịch UBND phường;

b) Chủ động kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn, chỉ đạo cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND phường trong việc tổ chức thực hiện nghị quyết của HĐND phường, quyết định, chỉ thị của UBND phường, Chủ tịch UBND phường, chủ trương, chính sách, pháp luật nhà nước về lĩnh vực được phân công; tiếp dân, giải quyết khiếu nại tố cáo của công dân, các vấn đề thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. Đối với những vấn đề đã có quyết định chung của UBND phường, của Chủ tịch UBND phường thì Phó Chủ tịch UBND phường trực tiếp giải quyết và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND và UBND phường.

Những vấn đề mới phát sinh thuộc ngành, lĩnh vực và thuộc đơn vị, địa bàn được phân công phụ trách cần phải giải quyết ngay, nếu thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch UBND phường mà chưa có trong chương trình công tác của UBND phường hoặc chưa có ý kiến của Chủ tịch UBND phường, thì Phó Chủ tịch UBND phường phụ trách công việc đó báo cáo Chủ tịch UBND phường trước khi quyết định;

c) Chỉ đạo việc xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, đề án thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách phù hợp với nghị quyết của Đảng ủy và HĐND phường, quyết định, chỉ thị của UBND phường, quy hoạch ngành, quy hoạch tổng thể của các cơ quan nhà nước cấp trên và đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước;

d) Báo cáo và đề xuất với Chủ tịch UBND phường xem xét, quyết định xử lý kịp thời công việc liên quan đến lĩnh vực được phân công phụ trách đã phối hợp xử lý nhưng ý kiến chưa thống nhất hoặc cần xin ý kiến;

đ) Theo dõi về tổ chức bộ máy và cán bộ, chỉ đạo việc xử lý các vấn đề nội bộ trong các cơ quan thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách, báo cáo Chủ tịch UBND phường quyết định theo quy chế về phân cấp quản lý cán bộ, công chức;

e) Các văn bản giải quyết công việc của từng Phó Chủ tịch UBND phường phải được Văn phòng HĐND và UBND phường tổ chức thông tin kịp thời cho Chủ tịch UBND phường và các Phó Chủ tịch UBND phường khác biết. Nếu thấy cần tham gia ý kiến thì Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND phường khác cần trao đổi ngay với Phó Chủ tịch UBND phường đã giải quyết công việc đó để thống nhất, xử lý kịp thời;

g) Thường xuyên theo dõi và xử lý các vấn đề cụ thể thuộc lĩnh vực, đơn vị, địa bàn được phân công phụ trách. Giải quyết những vấn đề phát sinh hàng ngày thuộc phạm vi mình phụ trách. Định kỳ hoặc đột xuất, Phó Chủ tịch UBND phường làm việc, kiểm tra các mặt công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao của các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND phường;

h) Chấp hành thực hiện những công việc khác do Chủ tịch UBND phường giao.

3. Đối với những chủ trương, nội dung và các công việc quan trọng hoặc cần xin ý kiến Ban Thường vụ Đảng ủy, các ngành cấp trên, cần phải được bàn bạc trong tập thể Ủy ban trước và được Chủ tịch UBND phường ký báo cáo hoặc ủy quyền Phó Chủ tịch UBND phường phụ trách lĩnh vực ký văn bản báo cáo (văn bản báo cáo phải sao gửi đến các thành viên UBND phường biết).

4. Trong phạm vi quyền hạn được giao, các Phó Chủ tịch UBND phường chủ động xử lý công việc. Nếu vấn đề có liên quan đến các lĩnh vực công tác của Phó Chủ tịch UBND phường khác phụ trách thì chủ động phối hợp để giải quyết. Trường hợp có ý kiến khác nhau thì Phó Chủ tịch UBND phường đang chủ trì xử lý công việc đó báo cáo Chủ tịch UBND phường quyết định.

5. Hàng tuần các Phó Chủ tịch UBND phường tổng hợp tình hình công việc mình phụ trách báo cáo Chủ tịch UBND phường tại cuộc họp giao ban của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch. Trong chỉ đạo điều hành, nếu có vấn đề liên quan hoặc thuộc lĩnh vực Chủ tịch UBND phường trực tiếp phụ trách, những vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch, những vấn đề chưa được quy định, các Phó Chủ tịch UBND phường chủ động đề xuất, báo cáo Chủ tịch UBND phường quyết định. Nếu vấn đề thuộc thẩm quyền của UBND phường thì báo cáo Chủ tịch UBND phường để đưa ra phiên họp UBND phường thảo luận, quyết định.

6. Khi cả Chủ tịch UBND phường và Phó Chủ tịch thường trực UBND phường vắng mặt, Chủ tịch UBND phường chỉ định một Phó Chủ tịch UBND phường khác tạm thay làm nhiệm vụ trực.

Điều 6. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của các Ủy viên UBND phường

1. Được Chủ tịch UBND phường phân công phụ trách lĩnh vực cụ thể và chịu trách nhiệm trước UBND phường, Chủ tịch UBND phường về việc thực hiện nhiệm vụ được giao; cùng các thành viên khác của UBND phường chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND phường; báo cáo công tác trước HĐND phường khi được yêu cầu.

2. Trực tiếp chỉ đạo, điều hành một hoặc một số lĩnh vực được phân công; giải quyết theo thẩm quyền và trình UBND phường, Chủ tịch UBND phường giải quyết các đề nghị của cơ quan, đơn vị thuộc lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.

3. Tham dự đầy đủ các phiên họp UBND phường, trường hợp vắng mặt phải báo cáo và được sự đồng ý của Chủ tịch UBND phường; báo cáo kết quả chương trình của mình hoặc đề xuất các vấn đề cần giải quyết thuộc lĩnh vực phụ trách; tham gia ý kiến và biểu quyết về các vấn đề thảo luận tại phiên họp UBND phường; tham gia ý kiến với các Ủy viên khác của UBND phường, cơ quan thuộc UBND phường để xử lý các vấn đề liên quan đến lĩnh vực được phân công phụ trách hoặc các vấn đề thuộc chức năng quản lý. Thực hiện các nhiệm vụ được Chủ tịch UBND phường ủy quyền và báo cáo kết quả công việc với Chủ tịch UBND phường.

4. Tham gia và báo cáo kết quả công tác tại các cuộc họp thường kỳ hàng tháng; đề xuất những vấn đề cần tập trung chỉ đạo; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND phường về hoạt động, công việc của phòng, ban, lĩnh vực được phân công phụ trách.

5. Không được nói và làm trái với các quyết định của UBND phường, Chủ tịch UBND phường. Trường hợp có ý kiến khác với các quyết định đó thì vẫn phải chấp hành và được trình bày ý kiến với tập thể UBND phường, Chủ tịch UBND phường về vấn đề đó. Mọi sự vi phạm tùy theo tính chất, mức độ sẽ được kiểm điểm làm rõ trách nhiệm trước tập thể UBND phường.

6. Giúp Chủ tịch UBND phường nghiên cứu trả lời chất vấn của đại biểu HĐND phường, giải quyết kiến nghị của UBMTTQVN phường và các đoàn thể về những lĩnh vực được phân công phụ trách.

7. Ủy viên UBND phường, Chánh Văn phòng HĐND và UBND phường có trách nhiệm tổ chức đảm bảo công tác hậu cần, theo dõi diễn biến phiên họp, thông báo kết luận phiên họp, tổ chức họp báo thông báo kết quả họp UBND phường hàng tháng (nếu có).

8. Thực hiện nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chủ tịch UBND phường.

Điều 7. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của người đứng đầu các cơ quan chuyên môn thuộc UBND phường

Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn là Ủy viên UBND phường ngoài trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc được quy định tại điều 6 Quy chế này phải thực hiện trách nhiệm, phạm vi giải quyết với vai trò là người đứng đầu cơ quan như sau:

1. Người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc UBND phường (sau đây gọi chung là Trưởng phòng), chịu trách nhiệm trước UBND phường, Chủ tịch UBND phường và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng và thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy viên UBND phường theo Quy chế làm việc và phân công của UBND phường.

2. Chủ động triển khai thực hiện công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; chủ động tham mưu, đề xuất triển khai các Nghị quyết, Chương trình, Đề án, Kế hoạch của cơ quan cấp trên, của phường ủy, Ban Thường vụ phường ủy, HĐND phường; chủ động tham mưu, đề xuất giải quyết các kiến nghị, đề xuất của các phòng, ban, đơn vị, địa phương đối với các nội dung thuộc lĩnh vực mình phụ trách (không chờ văn bản chỉ đạo, giao việc của UBND phường); thường xuyên kiểm tra, báo cáo Chủ tịch UBND phường, Phó Chủ tịch UBND phường phụ trách về kết quả thực hiện nhiệm vụ.

3. Người đứng đầu các cơ quan chuyên môn thuộc UBND phường giải quyết các công việc sau:

a) Công việc thuộc nhiệm vụ, thẩm quyền, chức năng được pháp luật quy định;

b) Giải quyết những kiến nghị của các tổ chức, cá nhân thuộc chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền; trình Chủ tịch UBND phường, Phó Chủ tịch UBND phường phụ trách những việc vượt thẩm quyền hoặc những việc đã phối hợp với các cơ quan liên quan giải quyết nhưng ý kiến chưa thống nhất;

c) Tham gia đề xuất ý kiến về những công việc chung của UBND phường và thực hiện một số công việc cụ thể theo phân công của Chủ tịch UBND phường, Phó Chủ tịch UBND phường phụ trách;

d) Tham gia ý kiến với các cơ quan chuyên môn khác cùng cấp xử lý các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền; tăng cường sự phối hợp và quản lý thống nhất; chủ động, kịp thời tham gia ý kiến theo trách nhiệm của ngành đối với các dự án, đề án, chương trình, các yêu cầu đột xuất mà UBND thành phố giao;

đ) Phối hợp với Văn phòng HĐND và UBND phường xây dựng, trình UBND phường quyết định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu, tổ chức cơ quan;

e) Thực hiện công tác cải cách hành chính, đổi mới phương thức làm việc, ứng dụng công nghệ thông tin, công tác tiêu chuẩn chất lượng (ISO) phục vụ hoạt động trong nội bộ cơ quan và ngành, lĩnh vực chuyên môn.

4. Người đứng đầu các cơ quan chuyên môn thuộc UBND phường có trách nhiệm chấp hành nghiêm các quyết định, chỉ đạo của Chủ tịch UBND phường, Phó Chủ tịch UBND phường. Trường hợp chậm hoặc chưa thực hiện được phải kịp thời báo cáo rõ lý do bằng văn bản. Khi có căn cứ là quyết định chỉ đạo đó trái pháp luật, thì phải báo cáo ngay với người ra quyết định.

5. Người đứng đầu các cơ quan chuyên môn thuộc UBND phường phải làm hết trách nhiệm cá nhân, thực hiện đúng quyền hạn, nhiệm, vụ được giao (kể cả các việc được ủy quyền), không né tránh, đùn đẩy trách nhiệm, không chuyển công việc thuộc nhiệm vụ, thẩm quyền của mình lên Chủ tịch UBND phường, Phó Chủ tịch UBND phường hoặc chuyển cho các cơ quan khác; không giải quyết các công việc thuộc thẩm quyền của cơ quan khác.

Điều 8. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chánh Văn phòng HĐND và UBND phường

Ngoài việc thực hiện các quy định tại Điều 6, Điều 7, Điều 10 Quy chế này, Chánh Văn phòng HĐND và UBND phường (sau đây gọi chung là Chánh Văn phòng) còn có trách nhiệm sau:

1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của UBND phường và các báo cáo khác của UBND phường theo sự chỉ đạo của Chủ tịch UBND phường.

2. Theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND phường chuẩn bị các đề án, nội dung chương trình công tác, thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của UBND phường; phân tích tổng hợp và có ý kiến đánh giá độc lập về các vấn đề này trước khi trình UBND phường. Phối hợp với các Ban của HĐND phường, các cơ quan chuyên môn chuẩn bị các báo cáo, đề án của UBND phường trình tại kỳ họp HĐND phường.

3. Giúp UBND phường theo dõi, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện Quy chế làm việc của UBND phường. Giúp UBND, Chủ tịch UBND phường tổ chức thực hiện Quy chế phối hợp công tác giữa UBND phường với Thường trực Đảng ủy, Thường trực HĐND, UBMTTQVN và các đoàn thể nhân dân cùng cấp.

4. Theo dõi, nắm tình hình hoạt động chung của UBND phường, tổ chức việc thu thập, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND phường.

5. Tổ chức phục vụ các phiên họp của HĐND, Thường trực HĐND, UBND phường, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND phường. Thừa lệnh Thường trực HĐND và UBND phường công bố, truyền đạt, thông báo các quyết định, ý kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND phường. Theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND phường thực hiện các văn bản của HĐND, UBND phường. Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản của HĐND, Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND phường.

6. Đảm bảo các điều kiện làm việc, các hoạt động chung của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND, Chủ tịch UBND phường, các Phó Chủ tịch UBND phường và các đại biểu HĐND phường.

7. Giải quyết một số công việc cụ thể khác do Chủ tịch UBND phường, các Phó Chủ tịch UBND phường giao.

Điều 9. Quan hệ công tác của UBND phường

1. UBND phường chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND thành phố, có trách nhiệm chấp hành mọi văn bản của HĐND phường, UBND thành phố và Chủ tịch UBND thành phố; thực hiện báo cáo định kỳ, đột xuất theo chế độ quy định hoặc theo yêu cầu của UBND thành phố; đồng thời chịu sự giám sát của HĐND phường trong việc chỉ đạo, điều hành thực hiện các nghị quyết của Đảng ủy, HĐND, đường lối chính sách của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước.

2. UBND phường chấp hành nghiêm túc Quy chế làm việc của Ban chấp hành Đảng bộ phường, các Nghị quyết của phường ủy; có trách nhiệm tổ chức chỉ đạo triển khai các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị của Đảng ủy, Ban Thường vụ phường, Thường trực phường. Chỉ đạo các cơ quan chuyên môn phường phối hợp với các ban của Đảng ủy trong việc chuẩn bị các báo cáo, đề án, nhiệm vụ, chương trình công tác cụ thể để trình Đảng ủy, Ban Thường vụ phường ủy, Thường trực phường ủy.

Chủ tịch UBND phường chịu trách nhiệm trước Đảng ủy về công tác quản lý Nhà nước trên tất cả các lĩnh vực đã được UBND thành phố phân công, phân cấp; dự họp thường trực Đảng ủy theo Quy chế làm việc của Đảng ủy; chỉ đạo triển khai các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước ở địa phương, bảo đảm sự lãnh đạo toàn diện của Đảng, phát huy chức năng quản lý nhà nước của UBND phường.

3. UBND phường phối hợp chặt chẽ với Thường trực HĐND trong việc chuẩn bị chương trình và nội dung làm việc của kỳ họp HĐND, các báo cáo, đề án của UBND phường trình HĐND cùng cấp; giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện nghị quyết của HĐND phường; giải quyết theo thẩm quyền các kiến nghị của HĐND, các Ban của HĐND phường và trả lời chất vấn của đại biểu HĐND phường.

4. UBND phường phối hợp chặt chẽ với UBMTTQVN phường và các tổ chức đoàn thể cùng cấp chăm lo, bảo vệ lợi ích chính đáng của nhân dân; tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia xây dựng, củng cố chính quyền vững mạnh, tự giác thực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước. UBND phường có trách nhiệm tạo điều kiện để UBMTTQVN và các đoàn thể nhân dân cùng cấp hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ; xem xét, giải quyết theo thẩm quyền các kiến nghị của UBMTTQVN và các đoàn thể cùng cấp.

5. UBND phường phối hợp với các cơ quan liên quan trong việc đấu tranh phòng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật; bảo đảm thi hành pháp luật, giữ vững kỷ cương, kỷ luật hành chính và tổ chức việc tuyên truyền, giáo dục pháp luật tại địa phương.

Điều 10. Quan hệ công tác giữa Thủ trưởng cơ quan chuyên môn trực thuộc phường với các cơ quan, đơn vị thuộc phường

1. Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn của phường có trách nhiệm giải quyết các đề nghị của các cơ quan, đơn vị thuộc phường theo thẩm quyền của mình và phải trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản nếu không phải lấy ý kiến của các cơ quan khác; không quá 10 ngày làm việc nếu phải lấy ý kiến của các cơ quan khác về nội dung các công việc có liên quan.

Trường hợp các kiến nghị của địa phương thuộc thẩm quyền giải quyết của nhiều cơ quan chuyên môn của phường thì Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn chủ trì chủ động phối hợp với các cơ quan liên quan để xử lý các kiến nghị. Các cơ quan liên quan có trách nhiệm trả lời rõ về những vấn đề của địa phương nêu ra. Trường hợp các cơ quan liên quan không thống nhất được cách giải quyết thì cơ quan chịu trách nhiệm chính báo cáo rõ các ý kiến khác nhau để UBND phường xem xét quyết định; đồng thời thông báo cho phường liên quan biết. Thời gian từ khi nhận được đề nghị đến khi hoàn chỉnh hồ sơ trình UBND phường không quá 10 ngày làm việc.

2. Văn phòng HĐND và UBND phường làm đầu mối phối hợp với các cơ quan có liên quan, hoàn chỉnh hồ sơ trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND phường quyết định những vấn đề UBND các phường đề nghị vượt quá thẩm quyền của cơ quan chuyên môn. Trong khi tổng hợp, hoàn chỉnh các văn bản do các cơ quan chuyên môn trình UBND phường, Văn phòng HĐND và UBND phường được tham gia, chỉnh sửa thể thức văn bản đó; nếu thấy cần sửa về nội dung văn bản thì trao đổi, thống nhất với các phòng, ban, ngành hoặc phường có văn bản đó. Nếu không thống nhất được thì báo cáo lãnh đạo UBND phường về những điểm không thống nhất để xin ý kiến chỉ đạo.

Chương III

CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC CỦA UBND PHƯỜNG

 

Điều 11. Các loại chương trình công tác

1. Chương trình công tác bao gồm: Chương trình công tác năm, quý và tháng của UBND phường; chương trình công tác tuần của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND phường.

a) Nội dung đưa vào chương trình công tác của UBND phường, bao gồm:

Các nội dung nêu tại khoản 1 Điều 3 của Quy chế này;

Các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật thuộc phạm vi thẩm quyền quyết định, phê duyệt và ban hành của UBND phường.  

b) Danh mục các đề án, kế hoạch đăng ký trình UBND phường phải được xây dựng trên cơ sở: chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, nghị quyết của Đảng uỷ, nghị quyết của HĐND phường, sự chỉ đạo của UBND phường.

2. Chương trình công tác năm của UBND phường gồm hai phần: phần một nêu các định hướng, nhiệm vụ và giải pháp lớn của UBND phường trên tất cả các lĩnh vực công tác; phần hai là danh mục các báo cáo, đề án về cơ chế chính sách, quy hoạch, kế hoạch... thuộc phạm vi quyết định, phê duyệt của UBND phường, Chủ tịch UBND phường hoặc trình HĐND phường, UBND phường, Chủ tịch UBND phường trong năm.

Các đề án, kế hoạch, báo cáo ghi trong chương trình công tác phải xác định rõ cơ quan (hoặc tiểu ban, tổ công tác...) chủ trì chuẩn bị, cơ quan liên quan, cơ quan có trách nhiệm thẩm định và thời hạn trình từng báo cáo phải dự kiến đến từng quý, từng tháng.

3. Chương trình công tác quý là cụ thể hoá chương trình công tác năm được quy định thực hiện trong từng quý và những công việc bổ sung, điều chỉnh cần giải quyết trong quý.

4. Chương trình công tác tháng là cụ thể hoá chương trình công tác quý được quy định thực hiện trong từng tháng của quý và những công việc cần bổ sung, điều chỉnh trong tháng.

5. Lịch công tác tuần của Chủ tịch UBND phường và các Phó Chủ tịch UBND phường bao gồm các hoạt động của Chủ tịch UBND phường và các Phó Chủ tịch UBND phường theo từng ngày trong tuần trên cơ sở triển khai chương trình công tác tháng.

UBND phường chỉ thảo luận và giải quyết những nội dung công việc có trong chương trình công tác của UBND phường (trừ trường hợp đột xuất, cấp bách do Chủ tịch UBND phường quyết định).

Điều 12. Trình tự xây dựng chương trình công tác

1. UBND phường thảo luận và thông qua chương trình công tác hàng năm vào kỳ họp cuối năm. Căn cứ vào chương trình công tác năm, Chủ tịch UBND phường xác định chương trình công tác hằng tháng, quý và 6 tháng.

2. Xây dựng Chương trình công tác năm:

a) Chậm nhất vào ngày 31 tháng 10 hàng năm, các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND phường gửi Văn phòng danh mục những đề án, dự thảo văn bản cần trình UBND, Chủ tịch UBND phường ban hành hoặc trình Đảng ủy, HĐND phường hoặc các cơ quan cấp trên ban hành trong năm tới (sau đây gọi chung là đề án, văn bản). Danh mục phải thể hiện rõ: tên đề án, cơ quan chủ trì soạn thảo, cấp quyết định, cơ quan phối hợp soạn thảo, thời hạn trình; các Hội nghị, Hội thảo quan trọng, danh mục văn bản quy phạm pháp luật;

b) Văn phòng HĐND và UBND phường tổng hợp, dự kiến chương trình công tác năm sau của UBND phường; chậm nhất vào ngày 05 tháng 11 gửi lại cho các cơ quan có liên quan để tham gia ý kiến;

c) Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo chương trình công tác của UBND phường, các cơ quan phải có ý kiến chính thức bằng văn bản gửi Văn phòng HĐND và UBND phường để hoàn chỉnh, trình Chủ tịch UBND phường xem xét, quyết định việc trình UBND phường thông qua tại phiên họp thường kỳ cuối năm;

d) Trong thời hạn không quá 07 ngày làm việc, kể từ ngày UBND phường thông qua chương trình công tác năm, Văn phòng HĐND và UBND phường trình Chủ tịch UBND phường quyết định việc ban hành và gửi các ủy viên UBND phường, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND phường, UBND các phường thuộc UBND phường và Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có liên quan biết, thực hiện.

3. Xây dựng Chương trình công tác quý:

a) Chậm nhất vào ngày 25 tháng cuối quý, cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND phường gửi Văn phòng HĐND và UBND phường báo cáo đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác quý đó, rà soát các vấn đề cần điều chỉnh, bổ sung vào Chương trình công tác quý sau của UBND phường;

b) Văn phòng HĐND và UBND phường tổng hợp, xây dựng Chương trình công tác quý sau của UBND phường, trình Chủ tịch UBND phường quyết định. Chậm nhất vào ngày 30 của tháng cuối quý, gửi cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND phường để thực hiện.

4. Xây dựng Chương trình công tác tháng:

a) Chậm nhất vào ngày 25 hàng tháng, Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND phường căn cứ vào tiến độ chuẩn bị các đề án, văn bản đã ghi trong Chương trình công tác quý, những vấn đề còn tồn đọng hoặc mới phát sinh, xây dựng chương trình công tác tháng sau của đơn vị mình, gửi Văn phòng HĐND và UBND phường;

b) Văn phòng HĐND và UBND phường tổng hợp Chương trình công tác hàng tháng của UBND phường. Chương trình công tác tháng của UBND phường cần được chia theo từng lĩnh vực do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch phụ trách giải quyết. Chậm nhất trước ngày 05 hàng tháng, Văn phòng HĐND và UBND phường trình Chủ tịch UBND phường duyệt Chương trình công tác tháng của UBND phường, gửi các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND phường để thực hiện.

5. Xây dựng Chương trình công tác tuần:

Căn cứ chương trình công tác tháng, chỉ đạo của Chủ tịch UBND phường, các Phó Chủ tịch UBND phường và nhu cầu làm việc của các cơ quan, đơn vị với Chủ tịch UBND phường hoặc Phó Chủ tịch UBND phường để giải quyết công việc trong tuần, Văn phòng HĐND và UBND phường dự thảo lịch công tác tuần của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND phường, trình Chủ tịch UBND phường quyết định trong sáng thứ Hai hàng tuần và thông báo cho các tổ chức, cá nhân liên quan để thực hiện.

6. Văn phòng HĐND và UBND phường là cơ quan quản lý chương trình công tác của UBND phường, có trách nhiệm tham mưu cho UBND phường trong việc xây dựng, điều chỉnh và tổ chức, đôn đốc thực hiện Chương trình công tác của UBND phường. Việc điều chỉnh chương trình công tác do Chủ tịch UBND phường quyết định. HĐND và UBND phường phải thông báo kịp thời cho các ủy viên UBND phường, Thủ trưởng cơ quan liên quan để thực hiện.

7. Văn phòng HĐND và UBND phường phải thường xuyên phối hợp với Văn phòng Đảng ủy để xây dựng các chương trình công tác của UBND phường, của Chủ tịch UBND phường và các Phó Chủ tịch UBND phường đảm bảo tính khả thi của các chương trình công tác, không để xảy ra tình trạng chồng chéo hoạt động giữa Thường vụ Đảng ủy, Thường trực HĐND và UBND phường. Cuối giờ ngày thứ Sáu hàng tuần, hai Văn phòng phải phối hợp chặt chẽ để xây dựng lịch làm việc trong tuần giữa Thường vụ Đảng ủy, HĐND và UBND phường.

8. Các Ủy viên UBND phường, người đứng đầu các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND phường trong phạm vi trách nhiệm của mình, có trách nhiệm tổ chức thực hiện những phần việc có liên quan trong chương trình công tác của UBND phường; trường hợp đột xuất, muốn thay đổi nội dung hoặc tham gia xem xét các vấn đề đã ghi trong chương trình công tác thì phải báo cáo Chủ tịch UBND phường quyết định.

Điều 13. Theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác

1. Định kỳ tháng, quý, 6 tháng và năm, trên cơ sở các chương trình công tác của UBND phường được phê duyệt, các cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộc UBND phường có trách nhiệm rà soát, kiểm điểm kết quả thực hiện phần công việc của đơn vị mình, báo cáo kết quả gửi HĐND và UBND phường các công việc do cơ quan mình chủ trì; các đề án, công việc còn tồn đọng, hướng xử lý tiếp theo và những kiến nghị điều chỉnh, bổ sung văn bản, đề án vào chương trình công tác kỳ tới của UBND phường.

2. Phó Chủ tịch UBND phường được phân công phụ trách đề án, chuyên đề công việc có trách nhiệm chỉ đạo các đơn vị triển khai thực hiện theo kế hoạch được duyệt; báo cáo Chủ tịch UBND phường trước khi nghiệm thu, phê duyệt hoặc trình cấp trên.

3. Văn phòng HĐND và UBND phường có trách nhiệm tổng hợp, trình Chủ tịch UBND phường quyết định điều chỉnh, bổ sung vào chương trình công tác. Việc điều chỉnh chương trình công tác được thực hiện trên cơ sở chỉ đạo điều hành của UBND phường, Chủ tịch UBND phường và đề nghị của các đơn vị có yêu cầu điều chỉnh hoặc Văn phòng HĐND và UBND phường thấy cần thiết phải điều chỉnh thì báo cáo Chủ tịch UBND phường xem xét, quyết định và thông báo kịp thời cho các Ủy viên UBND phường và các cơ quan liên quan biết; định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng và hàng năm, tổng hợp báo cáo UBND phường, Chủ tịch UBND phường kết quả việc thực hiện chương trình công tác của UBND phường.

4. Kết quả thực hiện chương trình công tác là một tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của Ủy viên UBND phường, người đứng đầu các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND phường.

Điều 14. Chuẩn bị đề án, văn bản trình UBND phường

1. Trên cơ sở chương trình, kế hoạch công tác của UBND phường, Thủ trưởng cơ quan chủ trì tổ chức tham mưu lập kế hoạch chuẩn bị đối với các đề án, dự án, chuyên đề công việc trong đó xác định rõ phạm vi; các công việc cần triển khai; cơ quan phối hợp; thời hạn trình và gửi kế hoạch đó đến Văn phòng để theo dõi, đôn đốc thực hiện.

2. Thủ trưởng cơ quan chủ trì soạn thảo đề án, văn bản có trách nhiệm tổ chức việc xây dựng nội dung văn bản, đề án bảo đảm đúng thể thức, thủ tục, trình tự soạn thảo; lấy ý kiến tham gia của các cơ quan liên quan, ý kiến thẩm định của Văn phòng HĐND & UBND phường (đối với văn bản quy phạm pháp luật) và bảo đảm thời hạn trình. Trường hợp cần phải điều chỉnh nội dung, phạm vi hoặc thời hạn trình, Thủ trưởng cơ quan chủ trì soạn thảo phải bảo cáo Chủ tịch UBND phường hoặc Phó Chủ tịch UBND phường phụ trách xem xét, quyết định.

3. Đối với văn bản quy phạm pháp luật, việc lấy ý kiến và trả lời ý kiến phải tuân thủ quy định tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2025. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND phường khi được yêu cầu tham gia ý kiến về đề án, văn bản có liên quan đến lĩnh vực quản lý của cơ quan, đơn vị mình, có trách nhiệm trả lời bằng văn bản theo đúng nội dung, thời gian yêu cầu và chịu trách nhiệm về ý kiến tham gia.

4. Chánh Văn phòng HĐND và UBND phường có trách nhiệm giúp Chủ tịch UBND phường, Phó Chủ tịch UBND phường theo dõi, đôn đốc việc chuẩn bị đề án, văn bản trình UBND phường.

Điều 15. Phối hợp các cơ quan, tổ chức trong xây dựng chương trình công tác

1. Các cơ quan chuyên môn phường phải xây dựng chương trình công tác năm, quý, tháng phù hợp với chương trình công tác của UBND phường.

Chương trình công tác phải chỉ ra cụ thể nội dung công tác chỉ đạo, điều hành; các mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và lịch trình cụ thể cho từng công việc thuộc cấp, ngành mình quản lý, hay cần có sự phối hợp liên ngành. Thực hiện đúng nguyên tắc: giải quyết công việc theo thẩm quyền, nhanh chóng, dứt điểm, coi trọng phối hợp xử lý liên ngành, không đùn đẩy giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của ngành, cấp mình về HĐND và UBND phường hay cơ quan khác. Các chương trình công tác của các cơ quan chuyên môn trực thuộc phải gửi về UBND phường để báo cáo.

2. Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn căn cứ vào kế hoạch công tác hàng năm, quý, hàng tháng và các yêu cầu đột xuất (nếu có) của UBND phường giao để tổ chức xây dựng các đề án, kế hoạch, báo cáo chuyên đề. UBND phường giao cho đơn vị nào chủ trì thì đơn vị đó chịu trách nhiệm: dự thảo, tổ chức việc phối hợp xử lý liên ngành, tổ chức xin ý kiến tham gia và chủ trì việc trình duyệt dự thảo báo cáo, các nội dung công việc. Việc xác định nội dung, phạm vi nghiên cứu, các bước tiến hành, các cơ quan phối hợp, thẩm định do UBND phường quy định.

a) Sự phối hợp trong khâu chuẩn bị công việc trình UBND phường là quyền hạn và trách nhiệm của các ủy viên UBND phường và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan;

b) Cơ quan chịu trách nhiệm dự thảo văn bản xin ý kiến các cơ quan liên quan bằng các hình thức sau:

- Tổ chức họp: Cơ quan dự thảo văn bản phải gửi tài liệu cho các cơ quan được mời trước ngày họp ít nhất 03 ngày làm việc. Thủ trưởng cơ quan dự thảo chủ trì thảo luận, giới thiệu nội dung và tổ chức ghi các ý kiến bổ sung vào báo cáo, các ý kiến thảo luận phải được ghi vào biên bản cuộc họp.

Cơ quan được mời phải cử đại diện có đủ thẩm quyền đến họp và phát biểu ý kiến; thủ trưởng cơ quan cử cán bộ đi họp phải chịu trách nhiệm về những ý kiến của cán bộ do mình ủy nhiệm dự họp. Trường hợp đại diện cơ quan được mời vắng mặt không có lý do, đơn vị dự thảo văn bản gửi phần kết luận có liên quan cho cơ quan đó. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, Thủ trưởng cơ quan được hỏi ý kiến phải có văn bản trả lời. Quá thời hạn trên, Thủ trưởng cơ quan được hỏi ý kiến không trả lời thì coi như đồng ý với văn bản dự thảo và phải chịu trách nhiệm về các nội dung có liên quan.

Sử dụng hình thức công văn: Đơn vị chịu trách nhiệm dự thảo văn bản gửi tài liệu và hồ sơ kèm theo đến thủ trưởng cơ quan có liên quan để lấy ý kiến. Thủ trưởng cơ quan được hỏi ý kiến có trách nhiệm tham gia ý kiến chính thức của mình bằng văn bản, gửi đơn vị dự thảo trong thời hạn chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản dự thảo. Văn bản tham gia ý kiến phải nêu rõ những điểm đồng ý, không đồng ý, những kiến nghị về việc sửa đổi, bổ sung. Nếu văn bản dự thảo chưa đầy đủ, rõ ràng hoặc do vấn đề phức tạp cần có thêm thời gian nghiên cứu thì cơ quan được hỏi ý kiến có quyền yêu cầu làm rõ hoặc đề nghị cung cấp thêm tài liệu và thoả thuận lại thời hạn trả lời, nhưng tối đa không quá 05 ngày làm việc. Việc lấy ý kiến có thể triển khai qua phần mềm ứng dụng theo quy định.

Điều 16. Quy trình thông qua các văn bản trình UBND phường

1. Cơ quan dự thảo phải hoàn chỉnh văn bản với đầy đủ hồ sơ theo quy định, gửi Văn phòng HĐND và UBND phường trước 05 ngày làm việc theo chương trình dự kiến để trình UBND phường xem xét chính thức quyết định ngày duyệt.

2. Giấy mời họp của UBND phường kèm theo tài liệu được Văn phòng HĐND và UBND phường gửi đến các ủy viên UBND phường qua phần mềm dùng chung trước phiên họp ít nhất 02 ngày làm việc (tài liệu chỉ gửi một lần, không cung cấp tài liệu lần thứ 2 tại cuộc họp). Các ủy viên UBND phường phải nghiên cứu trước và chuẩn bị ý kiến tham gia bằng văn bản hoặc sửa trực tiếp vào dự thảo về vấn đề chưa rõ hoặc có ý kiến khác. Sau phiên họp, Văn phòng HĐND và UBND phường thu lại các ý kiến tham gia để lưu trong hồ sơ phiên họp UBND phường. Văn phòng HĐND và UBND phường căn cứ vào các ý kiến tham gia và kết luận của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND phường (chủ tọa phiên họp) để dự thảo văn bản về vấn đề đã thông qua trình UBND phường cho ban hành chậm nhất không quá 03 ngày làm việc sau phiên họp (trừ những văn bản có quy định cụ thể về thời gian).

 

Chương IV

                                        CHẾ ĐỘ HỘI HỌP

 

Điều 17. Phiên họp UBND phường

1. Chuẩn bị và triệu tập phiên họp:

a) UBND phường mỗi tháng họp ít nhất một lần; thời gian triệu tập phiên họp do Chủ tịch UBND phường quyết định. Chủ tịch UBND phường chủ tọa phiên họp UBND phường, khi Chủ tịch UBND phường vắng mặt, Phó Chủ tịch Thường trực UBND phường thay Chủ tịch UBND phường chủ tọa phiên họp. Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND phường chủ trì việc thảo luận, Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực có trách nhiệm báo cáo quan điểm, đề xuất từng đề án trình UBND phường theo lĩnh vực được phân công;

b) Cơ quan chủ trì soạn thảo đề án, văn bản phải gửi trước hồ sơ để Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND phường phụ trách lĩnh vực xem xét, quyết định việc trình ra phiên họp;

c) Văn phòng HĐND và UBND phường có nhiệm vụ dự kiến chương trình và thành phần phiên họp, trình Chủ tịch UBND phường quyết định; đôn đốc các cơ quan chủ trì đề án gửi hồ sơ trình và các tài liệu liên quan; kiểm tra hồ sơ đề án trình; gửi giấy mời, tài liệu kỳ họp đến các ủy viên UBND phường và đại biểu trước phiên họp chậm nhất (02) ngày; chuẩn bị các điều kiện phục vụ phiên họp.

2. Thành phần dự phiên họp:

a) Ủy viên UBND phường phải tham dự đầy đủ các phiên họp UBND phường, nếu vắng mặt và ủy nhiệm cấp phó dự họp thay phải được Chủ tịch UBND phường đồng ý. Thủ trưởng các cơ quan thuộc UBND phường, có thể ủy nhiệm cho cấp phó của mình dự họp thay nếu vắng mặt, người được ủy nhiệm dự họp không được ủy nhiệm cho người khác hoặc cấp dưới dự họp thay; cấp phó dự họp được phép phát biểu, nhưng không được trái với ý kiến của người đã ủy nhiệm;

b) Chủ tịch UBND phường mời Thường trực HĐND phường dự các phiên họp Quý, 6 tháng, 1 năm của UBND phường. Tùy theo tính chất, nội dung phiên họp, Chủ tịch UBND phường có thể mời đại diện các Ban của HĐND phường, Thủ trưởng các cơ quan thuộc UBND phường, Chủ tịch UBMTTQ Việt Nam phường, người đứng đầu các tổ chức đoàn thể nhân dân cùng cấp dự họp, khi bàn về vấn đề có liên quan.

3. Đại biểu dự họp không phải là Ủy viên UBND phường được mời phát biểu ý kiến, nhưng không có quyền biểu quyết. Các biểu quyết chỉ được thực hiện khi buổi họp có 2/3 Ủy viên Ủy ban tham dự.

4. Trình tự phiên họp:

a) Chánh Văn phòng HĐND và UBND phường báo cáo số Ủy viên UBND phường có mặt, vắng mặt, những người dự họp thay, đại biểu mời và chương trình phiên họp;

b) Chủ tọa điều khiển phiên họp;

c) Ủy viên UBND phường thảo luận từng đề án theo trình tự:

Thủ trưởng cơ quan chủ trì soạn thảo trình bày tóm tắt đề án (không đọc toàn văn), nêu rõ những vấn đề còn có ý kiến khác nhau, những vấn đề cần thảo luận và xin ý kiến tại phiên họp về đề án;

Các đại biểu dự họp phát biểu ý kiến, nêu rõ những nội dung đồng ý, không đồng ý, những nội dung cần làm rõ hoặc kiến nghị điều chỉnh, bổ sung;

Thủ trưởng cơ quan chủ trì soạn thảo đề án phát biểu ý kiến tiếp thu, giải trình những điểm chưa rõ, chưa nhất trí; trả lời các câu hỏi của đại biểu.

d) Biểu quyết tại phiên họp UBND phường:

- UBND phường quyết định các vấn đề tại phiên họp bằng hình thức biểu quyết. Ủy viên UBND phường có quyền biểu quyết tán thành, không tán thành hoặc không biểu quyết.

- UBND phường quyết định áp dụng một trong các hình thức biểu quyết sau đây:

+ Biểu quyết công khai (hình thức giơ tay);

+ Bỏ phiếu kín.

+ Qua phần mềm ứng dụng.

- Quyết định của UBND phường phải được quá nửa tổng số thành viên UBND phường biểu quyết tán thành. Trường hợp số tán thành và số không tán thành ngang nhau thì quyết định theo ý kiến biểu quyết của Chủ tịch UBND phường.

đ) Chủ tọa phát biểu kết thúc phiên họp UBND phường.

5. Biên bản và thông báo kết quả phiên họp:

a) Biên bản phiên họp UBND phường phải được ghi đầy đủ, chính xác các ý kiến phát biểu, diễn biến của phiên họp, ý kiến kết luận của chủ tọa phiên họp hoặc kết quả biểu quyết. Biên bản phải có chữ ký xác nhận của Chánh Văn phòng HĐND và UBND phường và lưu hồ sơ của UBND phường;

b) Chánh Văn phòng HĐND và UBND phường tổ chức việc ghi biên bản và có trách nhiệm thông báo kịp thời bằng văn bản về ý kiến kết luận của chủ tọa phiên họp, gửi các ủy viên UBND phường, các tổ chức, cá nhân liên quan biết, thực hiện.

6. Đối với một số vấn đề do yêu cầu cấp bách hoặc không nhất thiết phải tổ chức thảo luận, biểu quyết tại phiên họp UBND phường, Chủ tịch UBND phường quyết định việc biểu quyết của Ủy viên UBND phường qua Phần mềm ứng dụng. Chủ tịch UBND phường thông báo kết quả lấy ý kiếntại phiên họp UBND gần nhất.

7. Ít nhất 06 tháng một lần, Chủ tịch (Phó Chủ tịch) UBND phường làm việc với lãnh đạo các cơ quan chuyên môn theo phân công phụ trách khối về công tác chỉ đạo, điều hành, tổ chức thực hiện nhiệm vụ và tình hình kết quả hoạt động, phối hợp công tác; ít nhất mỗi năm một lần làm việc với các Tổ trưởng Tổ dân phố để kiểm điểm việc thực hiện các chủ trương, chính sách của Nhà nước và phường đã ban hành; hướng dẫn việc thực hiện các chủ trương chính sách mới.

Điều 18. Họp xử lý công việc thường xuyên của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường

1. Họp giao ban hàng tuần: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND phường tiến hành họp giao ban hàng tuần vào ngày thứ hai.

a) Chủ tịch UBND phường quyết định việc triệu tập, thành phần, nội dung, thời gian và chủ trì họp giao ban. Trường hợp Chủ tịch vắng mặt, ủy quyền cho Phó Chủ tịch Thường trực chủ trì thay.

b) Thành phần họp giao ban gồm: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND phường, Chánh Văn phòng, Thủ trưởng một số cơ quan chuyên môn, cần thiết có thêm cơ quan thuộc UBND phường để bàn những vấn đề có liên quan.

c) Trình tự và nội dung họp giao ban: Chánh Văn phòng HĐND và UBND phường báo cáo những công việc chính đã xử lý trong tuần; những công việc tồn đọng, mới phát sinh cần xin ý kiến Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường và dự kiến Chương trình công tác tuần sau. Đại biểu dự họp phát biểu ý kiến, đề xuất biện pháp xử lý thuộc thẩm quyền. Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND phường chủ trì phát biểu kết luận họp giao ban.

2. Họp xử lý các công việc phức tạp, đột xuất, cấp bách:

a) Theo ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường, Chánh Văn phòng HĐND và UBND phường có trách nhiệm gửi giấy mời, tài liệu liên quan đến các đại biểu, chuẩn bị các điều kiện phục vụ cuộc họp; ra thông báo ý kiến kết luận của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường chủ trì cuộc họp hoặc phối hợp với cơ quan chủ trì đề án hoàn chỉnh văn bản, trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường quyết định;

b) Đại biểu được mời dự họp có trách nhiệm tham gia đúng thành phần, đúng thời gian và chuẩn bị ý kiến về công việc được đưa ra thảo luận tại cuộc họp;

c) Cơ quan chủ trì công việc được đưa ra thảo luận tại cuộc họp có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ tài liệu, ý kiến giải trình; phối hợp với Văn phòng dự thảo thông báo ý kiến kết luận của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường tại cuộc họp hoặc hoàn chỉnh văn bản, trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường quyết định.

Điều 19. Tổ chức họp, hội nghị của các cơ quan chuyên môn và UBND phường; mời Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường dự họp và làm việc

1. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND phường có quyền quyết định và chịu trách nhiệm về việc tổ chức họp, hội nghị để triển khai các nội dung chuyên môn, sơ tổng kết công tác, thảo luận chuyên môn, tập huấn nghiệp vụ trong lĩnh vực quản lý của cấp mình. Riêng hội nghị, hội thảo cấp phường hoặc do UBND phường tổ chức phải được Chủ tịch UBND phường đồng ý. Tất cả các cuộc họp, hội nghị phải được tổ chức ngắn gọn, đúng thành phần; bảo đảm thiết thực, tiết kiệm và hiệu quả.

2. Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND phường khi tổ chức hội nghị, tập huấn, triển khai có nhu cầu mời lãnh đạo UBND phường và lãnh đạo của nhiều cơ quan chuyên môn thuộc UBND phường phải báo cáo xin ý kiến và được sự đồng ý của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND phường phụ trách lĩnh vực về nội dung, thành phần, thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị.

3. Các cơ quan thuộc UBND phường khi có nhu cầu mời Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường dự họp hoặc làm việc phải có văn bản đăng ký trước với Văn phòng để phối hợp chuẩn bị nội dung, bố trí lịch làm việc và phân công chuyên viên theo dõi, phục vụ. Đối với những vấn đề cấp bách, Chánh Văn phòng trực tiếp báo cáo và chủ động bố trí thời gian để Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường làm việc với cơ quan, đơn vị, xử lý kịp thời vấn đề phát sinh.

4. Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn không được cử hoặc ủy quyền cho chuyên viên báo cáo, làm việc với Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND phường n, trừ trường hợp được Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường đồng ý hoặc triệu tập đích danh.

5. Nghiêm cấm việc kết hợp tổ chức cuộc họp với tham quan, nghỉ mát hoặc dùng hình thức họp để tổ chức vui chơi, giải trí cho cán bộ, công chức, viên chức.

6. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước đứng ra tổ chức triệu tập cuộc họp phải chịu trách nhiệm cá nhân về việc vi phạm khoản 5 Điều 19 của Quy chế này.

7. Các cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước có quan hệ trực tiếp giải quyếtcông việc hàng ngày của cá nhân, tổ chức không được vì tổ chức các cuộc họp của cơ quan, đơn vị mà làm chậm trễ, gây khó khăn, phiền hà cho việc tiếp nhận và xử lý công việc của cá nhân, tổ chức theo quy định của pháp luật.

8. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước không được sử dụng thời gian thực hiện chế độ tiếp công dân, trực tiếp xử lý khiếu kiện của công dân theo quy định của pháp luật để chủ trì hoặc tham dự các cuộc họp; trừ trường hợp Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hành chính phải chủ trì hoặc tham dự các cuộc họp cần thiết theo yêu cầu của cấp trên mời (triệu tập đích danh) hoặc có thể được ủy quyền cấp phó tham dự thay.

9. Tất cả các buổi họp sự kiện do các cơ quan phường tổ chức và cần sự có mặt của lãnh đạo phường phải báo cáo và được vào lịch Thường vụ phường ủy hoặc lịch tuần UBND phường.

Điều 20. Họp trực tuyến

1. Mục đích, yêu cầu:

a) Bảo đảm nhanh chóng, kịp thời sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành trong công tác quản lý nhà nước, chuyên môn nghiệp vụ của UBND phường; kịp thời, nâng cao hiệu lực, hiệu quả, giảm chi phí, tiết kiệm thời gian;

b) Đáp ứng yêu cầu đầy đủ về nội dung, chất lượng, tính tương tác; phải tuân thủ quy chế làm việc của UBND phường, quy định về chế độ họp, kỷ luật kỷ cương hành chính;

c) Trình bày thông tin trong làm việc, trao đổi, tham vấn, góp ý kiến... theo quy định về chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của UBND phường;

d) Phải đáp ứng các quy định về an toàn thông tin, bảo vệ bí mật Nhà nước, chống lộ lọt thông tin.

2. Các yêu cầu kỹ thuật để họp trực tuyến:

a) Phòng họp trực tuyến

- Phòng họp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về ánh sáng, nhiệt độ, bàn, ghế, nguồn điện... bảo đảm các điều kiện về an toàn, phòng chống cháy, nổ.

- Máy tính, các thiết bị ngoại vi và các trang thiết bị liên quan, kết nối với hệ thống mạng tốc độ cao, ổn định đáp ứng yêu cầu họp trực tuyến.

- Màn hình trình chiếu và bố trí chỗ ngồi phù hợp để người tham dự cuộc họp theo dõi thuận tiện, đầy đủ. Hệ thống âm thanh bảo đảm mọi vị trí trong phòng họp đều có thể nghe rõ và phát biểu trên hệ thống họp trực tuyến.

b) Đối với cá nhân tham gia họp trực tuyến

- Sử dụng các thiết bị máy tính xách tay, máy tính để bàn (có camera, loa, micro bảo đảm chất lượng hình ảnh và âm thanh), điện thoại thông minh, máy tính bảng... và kết nối mạng ổn định đáp ứng tham gia các cuộc họp trực tuyến.

- Bảo đảm ánh sáng, âm thanh bên ngoài không ảnh hưởng tới chất lượng âm thanh và hình ảnh của cuộc họp trực tuyến.

3. Nguyên tắc tổ chức họp trực tuyến:

a) Công tác tổ chức, chủ trì, điều hành, tham gia các cuộc họp trực tuyến thực hiện như quy định về chế độ họp theo Quy chế làm việc của UBND phường;

b) Hệ thống họp trực tuyến cần bảo đảm an toàn, an ninh thông tin; bảo mật tài khoản tham gia (tên, mật khẩu) tham gia họp trực tuyến; không sử dụng hệ thống họp trực tuyến ngoài phạm vi nhiệm vụ, công việc của cơ quan, đơn vị;

c) Không được tự ý tham gia vào các cuộc họp dưới mọi hình thức khi không có trong thành phần, trừ khi được sự đồng ý của chủ trì cuộc họp. Nhân viên hỗ trợ kỹ thuật chỉ làm đúng phận sự và chỉ tham gia khi được phép để hỗ trợ kỹ thuật.

4. Công tác chuẩn bị cuộc họp trực tuyến:

a) Đơn vị chủ trì chuẩn bị các tài liệu liên quan, chương trình cuộc họp, gửi cho các thành phần tham gia họp theo Quy chế làm việc hiện hành; kiểm tra tình trạng trang thiết bị, đường truyền tại các điểm cầu trước khi tiến hành cuộc họp. Nếu cần, phối hợp với đơn vị vận hành hệ thống để bảo đảm sẵn sàng cho cuộc họp. Tổng hợp danh sách các đại biểu tham dự họp và hướng dẫn tới các đại biểu cách thức tham dự họp trực tuyến;

b) Đơn vị chủ trì cuộc họp phối hợp các điểm cầu tham gia họp tổ chức vận hành thử, kiểm tra các thiết bị đầu cuối, kết nối mạng, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh... Trường hợp xảy ra sự cố phức tạp, phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra, xử lý để bảo đảm triển khai cuộc họp. Nếu không đủ điều kiện kỹ thuật để tổ chức được cuộc họp theo thời gian đã định, đơn vị chủ trì cuộc họp thông báo đến các điểm cầu về thay đổi thời gian hoặc hoãn tổ chức cuộc họp trực tuyến;

c) Các đơn vị tham gia họp phải xác nhận tham gia cuộc họp với đơn vị chủ trì; trong trường hợp không thể tham gia, phải thông báo trước và nêu rõ lý do không tham dự tới đơn vị chủ trì.

5. Tiến hành họp trực tuyến:

a) Đơn vị/cá nhân chủ trì, điều hành cuộc họp trực tuyến theo nội dung cuộc họp tương tự như phiên họp trực tiếp;

b) Các đại biểu được mời họp trực tuyến tham dự đúng thành phần, trang phục nghiêm túc và có mặt tại điểm cầu hoặc đăng nhập vào cuộc họp trước thời gian khai mạc ít nhất 10 phút để kiểm tra đường truyền, thử nghiệm hệ thống và ổn định tổ chức. Khi tham gia cuộc họp và chưa đến lượt phát biểu, yêu cầu đại biểu tắt micro để không bị nhiễu âm thanh. Trong quá trình họp không được tắt camera của điểm cầu;

c) Khi dự họp, các đại biểu phải hiển thị tên điểm cầu để phục vụ điều hành, kiểm soát cuộc họp; trường hợp nếu không có các thông tin trên, người chủ trì cuộc họp có thể mời ra khỏi phòng họp để đảm bảo tính nghiêm túc và bảo mật của cuộc họp;

d) Đại biểu tham dự họp có trách nhiệm quản lý tài khoản (tên tài khoản và mật khẩu) để tham gia các cuộc họp theo quy định, không được chia sẻ tài khoản cho người khác và chịu trách nhiệm về sử dụng tài khoản này. Việc ghi âm, ghi hình cuộc họp phải được sự đồng ý của người chủ trì phiên họp;

đ) Trong quá trình họp, các đại biểu dự họp nghiêm túc, giữ gìn trật tự, không trao đổi việc riêng; tắt hoặc để điện thoại di động ở chế độ họp; có mặt suốt cuộc họp, chỉ khi người chủ trì tuyên bố kết thúc họp mới được phép rời khỏi cuộc họp;

e) Khi muốn phát biểu, đại biểu cần phải đăng ký và chỉ được phát biểu khi chủ trì cuộc họp cho phép; khi kết thúc phát biểu phải tắt micro để không nhiễu âm thanh, ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.

 

Chương V

THỦ TỤC TRÌNH, BAN HÀNH VĂN BẢN

 

Điều 21. Thủ tục gửi văn bản, trình giải quyết công việc

1. Tất cả các Công văn, Tờ trình UBND phường, Chủ tịch UBND phường, Phó Chủ tịch UBND phường phải được vào sổ văn thư của Văn phòng HĐND và UBND phường. Trường hợp cán bộ, chuyên viên Văn phòng HĐND và UBND phường nhận trực tiếp, phải chuyển lại cho Bộ phận Văn thư để làm thủ tục vào sổ. Việc phát, chuyển Công văn, Tờ trình phải có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND phường trước khi chuyển đến địa chỉ xử lý theo thẩm quyền.

Văn phòng tổ chức lập danh mục Công văn, Tờ trình theo vấn đề, nội dung các cơ quan, đơn vị mình để theo dõi, đôn đốc quá trình xử lý.

2. Các Tờ trình, Công văn của các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND phường, các tổ chức, đoàn thể ở địa phương trình UBND phường, Chủ tịch UBND phường, Phó Chủ tịch UBND phường phải do cấp trưởng (hoặc ủy quyền cho cấp phó) ký và đóng dấu đúng thẩm quyền.

Trường hợp nội dung trình có liên quan đến chức năng của các cơ quan khác, trong hồ sơ trình phải có ý kiến bằng văn bản của các cơ quan liên quan. Nếu đã có công văn xin ý kiến nhưng cơ quan liên quan chưa trả lời, trong hồ sơ trình phải báo cáo rõ danh sách các cơ quan chưa có ý kiến.

3. Các Công văn, Tờ trình, trình giải quyết công việc phải là bản chính và chỉ gửi một bản đến một địa chỉ có thẩm quyền xử lý. Nếu cần gửi đến các cơ quan có liên quan để báo cáo hoặc phối hợp thì chỉ ghi tên cơ quan đó ở phần nơi nhận văn bản. Phương thức gửi, tiếp nhận, thời gian gửi nhận thực hiện theo quy định hiện hành của UBND phường.

4. Các cơ quan, tổ chức khác không thuộc phạm vi quản lý hành chính của UBND phường, thủ tục gửi văn bản đến UBND phường thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư và các quy định pháp luật khác có liên quan. Thủ tục gửi công văn của cơ quan, tổ chức nước ngoài đến UBND phường có thể thực hiện theo thông lệ quốc tế.

5. Khi nhận được hồ sơ trình, Văn phòng HĐND và UBND phường kiểm tra hồ sơ về thủ tục, thể thức, hình thức văn bản:

a) Nếu hồ sơ do cơ quan chủ trì soạn thảo gửi trình không đúng quy định tại Điều 21 Quy chế này, tối đa trong hai (02) ngày làm việc, kể từ ngày nhận, Văn phòng trả lại và yêu cầu cơ quan chủ trì bổ sung hồ sơ theo quy định;

b) Nếu hồ sơ trình không phù hợp về thể thức, hình thức thì Văn phòng HĐND và UBND phường trao đổi với cơ quan chủ trì soạn thảo để chỉnh sửa cho phù hợp. Cơ quan chuyên môn phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính thống nhất của văn bản.

Trường hợp giữa cơ quan chủ trì soạn thảo và Văn phòng HĐND và UBND phường không thống nhất thì Văn phòng báo cáo Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường quyết định.

Việc sử dụng văn bản điện tử thay thế cho văn bản giấy thực hiện theo quy định của UBND thành phố Huế.

Điều 22. Hồ sơ trình UBND, Chủ tịch UBND phường giải quyết công việc bao gồm

1. Phiếu trình giải quyết công việc (theo mẫu thống nhất) của Văn phòng HĐND và UBND phường, trình đích danh Chủ tịch UBND phường hoặc Phó Chủ tịch UBND phường có thẩm quyền giải quyết công;

Trong Phiếu trình phải ghi rõ nội dung trình, tên cơ quan trình; tóm tắt nội dung trình; ý kiến của các cơ quan liên quan (gồm cả những ý kiến khác nhau) về vấn đề trình; ý kiến đề xuất của chuyên viên theo dõi; ý kiến và chữ ký của lãnh đạo Văn phòng.

2. Tờ trình của cơ quan trình.

3. Dự thảo văn bản trình UBND, Chủ tịch UBND phường ký và các dự thảo văn bản hướng dẫn thi hành (nếu có).

4. Văn bản thẩm định của cơ quan chức năng (nếu có). Nếu là văn bản quy phạm pháp luật phải do Văn phòng HĐND và UBND thẩm định.

5. Báo cáo tổng hợp ý kiến tham gia của các cơ quan và giải trình tiếp thu của cơ quan chủ trì soạn thảo đề án, văn bản.

6. Ý kiến của các cơ quan liên quan đến vấn đề trình.

7. Bản tổng hợp ý kiến và giải trình về nội dung dự thảo văn bản.

8. Các tài liệu khác có liên quan.

Điều 23. Xử lý hồ sơ trình giải quyết công việc

1. Chủ tịch UBND phường, các Phó chủ tịch UBND phường xem xét giải quyết công việc hàng ngày.

2. Văn phòng, các phòng ban chức năng của UBND phường chuẩn bị đủ hồ sơ tài liệu liên quan đến công việc để tham mưu đề xuất ý kiến giải quyết và trình Chủ tịch UBND phường và các Phó chủ tịch UBND phường.

a) Thủ trưởng các phòng ban chức năng thuộc UBND phường làm việc theo chế độ trực tiếp với Chủ tịch UBND phường, Phó Chủ tịch UBND phường về lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ được phân công. Văn phòng HĐND và UBND phường chỉ trình Chủ tịch UBND phường và các Phó Chủ tịch UBND phường những vấn đề thuộc phạm vi giải quyết của UBND phường được quy định trong Quy chế làm việc của UBND phường;

b) Kiểm tra về mặt thủ tục: Nếu công văn và hồ sơ kèm theo không đúng quy định thì chậm nhất trong vòng 02 ngày, Thủ trưởng các phòng ban chức năng phải trả lại cơ quan trình và yêu cầu chuẩn bị thêm. Nếu vấn đề cần giải quyết gấp thì cơ quan tiếp nhận, thụ lý hồ sơ thảo ngay công văn để lãnh đạo Văn phòng ký yêu cầu bổ sung thủ tục đồng thời báo cáo ngay để Chủ tịch UBND phường, Phó Chủ tịch UBND phường biết;

c) Kiểm tra về nội dung: Nếu nội dung vấn đề trình mà không thuộc thẩm quyền của UBND phường thì chậm nhất 02 ngày, Thủ trưởng các phòng ban chức năng phải báo cáo Chủ tịch UBND phường, Phó Chủ tịch UBND phường cho ý kiến và trả lại cơ quan trình hoặc công dân có kiến nghị đề nghị (nêu rõ lý do trả lại);

d) Nếu hồ sơ trình đã bảo đảm đúng các thủ tục theo quy định trong thời hạn 02 ngày, Thủ trưởng các phòng ban chức năng phải báo cáo Chủ tịch UBND phường và các Phó Chủ tịch UBND phường giải quyết. Đối với những vấn đề cấp thiết thì phải trình ngay trong ngày kèm theo đầy đủ hồ sơ và ý kiến đề xuất của phòng ban chức năng và ý kiến của lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND phường.

3. Đối với các vấn đề do tập thể UBND phường quyết định: Sau khi xem xét tùy tính chất và mức độ cấp thiết, Văn phòng báo cáo Chủ tịch UBND phường hoặc Phó Chủ tịch UBND phường xem xét quyết định các hình thức thực hiện, trình ra phiên họp của UBND phường hoặc hoàn chỉnh để chuẩn bị thêm hoặc cho áp dụng hình thức phiếu lấy ý kiến các ủy viên UBND phường.

4. Đối với các vấn đề không thuộc quyết định của tập thể UBND phường thì Chủ tịch UBND phường hoặc Phó Chủ tịch UBND phường quyết định trong thời hạn 03 ngày.

5. Chậm nhất trong thời hạn 03 ngày kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ mà chưa thể có quyết định cuối cùng của UBND phường thì Văn phòng HĐND và UBND phường phải gửi Công văn thông báo cho cơ quan trình để biết.

Điều 24. Thẩm quyền ký văn bản

1. Thẩm quyền ký các văn bản của UBND phường:

a) Chủ tịch UBND phường ký các văn bản sau đây:

Văn bản quy phạm pháp luật của UBND phường; tờ trình, các báo cáo, công văn hành chính của UBND phường gửi UBND thành phố, các Sở, ngành thuộc lĩnh vực theo dõi, Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy và HĐND phường; Các văn bản đối ngoại.

Các văn bản thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch UBND phường quy định tại Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025 và các văn bản quy phạm pháp luật khác quy định thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch UBND phường.

b) Phó Chủ tịch UBND phường ký thay Chủ tịch UBND phường các Công văn, Quyết định, kế hoạch thuộc lĩnh vực được Chủ tịch UBND phường phân công phụ trách hoặc Chủ tịch UBND phường ủy quyền. Phó Chủ tịch Thường trực, ngoài việc ký thay Chủ tịch UBND phường các văn bản về lĩnh vực được phân công phụ trách còn được Chủ tịch ủy quyền ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND phường khi Chủ tịch UBND phường đi vắng (trừ những việc không được phép ủy quyền);

c) Ủy viên UBND phường, Thủ trưởng cơ quan chuyên môn ngoài việc ký các văn bản thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật còn được thừa ủy quyền Chủ tịch UBND phường ký một số văn bản hành chính khi được Chủ tịch UBND phường ủy quyền. Việc ủy quyền phải bằng văn bản và có thời hạn nhất định. Người được Chủ tịch UBND phường ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký;

d) Chánh Văn phòng được thừa lệnh Chủ tịch UBND phường ký các văn bản:

 Các Công văn để thông báo ý kiến của Chủ tịch UBND phường, các Phó Chủ tịch UBND phường về giải quyết các công việc thuộc thẩm quyền của UBND phường; về kết quả làm việc của Chủ tịch UBND phường, các Phó Chủ tịch UBND phường với các tổ chức và công dân; các Công văn để nhắc nhở, đôn đốc các phòng, ban, ngành, UBND các phường thi hành công việc được giao; các Thông báo kết luận của hội nghị UBND phường, các Báo cáo nhanh hàng tuần và Báo cáo đột xuất của UBND phường; trước khi ban hành văn bản phải được Chủ tịch (Phó Chủ tịch) UBND phường duyệt;

Chánh Văn phòng HĐND và UBND phường được phép ủy quyền cho các Phó Chánh Văn phòng ký các văn bản thuộc thẩm quyền quy định tại Điều này, theo sự phân công của Chánh Văn phòng HĐND và UBND phường và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND phường về sự ủy quyền này.

2. Thẩm quyền ký các văn bản gửi HĐND và UBND phường:

a) Các văn bản UBND các phường, các cơ quan chuyên môn trực thuộc nhất thiết phải do Thủ trưởng các cơ quan ký báo cáo HĐND, Thường trực HĐND, UBND phường. Trường hợp cấp trưởng đi công tác dài ngày thì phải ủy nhiệm (bằng văn bản) cho cấp phó làm nhiệm vụ thường trực ký; đồng thời báo cáo UBND phường biết về việc ủy quyền đó;

b) Các văn bản viết tay, các văn bản có chữ ký của Thủ trưởng ở lề văn bản chỉ để giải quyết các vấn đề trong nội bộ cơ quan. Khi cần để giải quyết công việc với các cơ quan, cá nhân liên quan phải thể chế hoá bằng văn bản đúng thể thức quy định;

c) Các cơ quan không nhận, không giải quyết các trường hợp văn bản không có số văn bản, không có chữ ký, không đề ngày, tháng ban hành văn bản, văn bản photocopy, không đóng dấu, phô tô dấu đen, chữ mờ khó đọc, nhàu nát, người ký không đúng thẩm quyền, văn bản không đúng theo thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 

Điều 25. Phát hành, công bố văn bản

1. Văn phòng HĐND và UBND phường chịu trách nhiệm phát hành văn bản của UBND phường, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND phường ban hành trong thời gian không quá hai (02) ngày, kể từ ngày văn bản được ký; bảo đảm đúng thủ tục, đúng địa chỉ.

2. Văn bản quy phạm pháp luật do UBND phường ban hành phải được gửi đến các cơ quan cấp trên, các cơ quan có thẩm quyền giám sát, các tổ chức, cá nhân hữu quan tại địa phương và công bố để nhân dân biết theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2025; đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của UBND phường; phát hành văn bản vào Hệ thống quản lý văn bản điều hành theo quy định (trừ văn bản có nội dung thuộc danh mục bí mật Nhà nước).

3. Văn bản do UBND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND phường ban hành phải được phân loại, lưu trữ một cách khoa học và cập nhật kịp thời.

4. Chánh Văn phòng HĐND và UBND phường có trách nhiệm tổ chức việc quản lý, cập nhật, lưu trữ, khai thác văn bản phát hành, văn bản đến của UBND phường theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ và Quy chế làm việc của UBND phường.

Điều 26. Kiểm tra việc theo dõi thi hành pháp luật

1. Chủ tịch UBND phường có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thường xuyên tự kiểm tra hoặc tổ chức đoàn kiểm tra chuyên đề việc thi hành pháp luật tại địa phương khi cần thiết; quyết định xử lý hoặc ủy quyền cho Phó Chủ tịch UBND phường xử lý theo thẩm quyền hoặc báo cáo cơ quan có thẩm quyền xử lý văn bản trái pháp luật, sửa đổi, bổ sung những quy định không còn phù hợp theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

2. Phó Chủ tịch UBND phường kiểm tra việc thi hành pháp luật thông qua làm việc trực tiếp với cơ quan, đơn vị thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách nhằm chấn chỉnh kịp thời những vi phạm về kỷ cương, kỷ luật hành chính nhà nước và nâng cao trách nhiệm thi hành pháp luật; xử lý theo thẩm quyền của Chủ tịch UBND phường văn bản trái pháp luật, bổ sung, sửa đổi những quy định không còn phù hợp thuộc lĩnh vực phụ trách khi được Chủ tịch UBND phường ủy quyền.

3. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND phường thường xuyên tự kiểm tra việc thi hành văn bản, kịp thời báo cáo và kiến nghị Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường phụ trách xử lý theo thẩm quyền văn bản ban hành trái pháp luật, sửa đổi, bổ sung những quy định không còn phù hợp thuộc lĩnh vực quản lý của cơ quan, đơn vị mình.

4. Văn phòng HĐND & UBND phường là cơ quan chủ trì, phối hợp với các phòng, ban, đơn vị khác giúp UBND phường:

a) Thực hiện công tác tự kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật do UBND phường ban hành; phát hiện những quy định trái pháp luật, mâu thuẫn, chồng chéo hoặc không còn phù hợp với tình hình thực tế để kiến nghị cơ quan có thẩm quyền kịp thời sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ văn bản đó;

b) Tham mưu, giúp UBND phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác theo dõi tình hình thi hành pháp luật trên địa bàn phường.

 

Chương VI

TIẾP KHÁCH, ĐI CÔNG TÁC

 

Điều 27. Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường tiếp khách trong nước

1. Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường tiếp xã giao, gặp mặt các đoàn đại biểu, khách đến thăm, làm việc tại địa phương khi:

a) Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường trực tiếp mời hoặc theo chỉ đạo của cấp trên;

b) Tiếp khách theo đề nghị của Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn người đứng đầu các cơ quan, đoàn thể cấp phường;

c) Tiếp theo đề nghị của khách.

2. Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, người đứng đầu các cơ quan, đoàn thể cấp phường khi có nhu cầu đề nghị Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường tiếp khách phải có Công văn đề nghị gửi Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường ít nhất 02 ngày làm việc trước ngày dự kiến tiếp; công văn nêu rõ nội dung, hình thức cuộc tiếp, số lượng khách, thời gian và địa điểm tiếp, kèm theo các hồ sơ cần thiết về: nội dung, thời gian, thành phần, hoạt động của khách tại địa bàn phường và các đề xuất, kiến nghị. Cơ quan chủ trì mời phải phối hợp với Văn phòng chuẩn bị nội dung buổi tiếp và tổ chức buổi tiếp đạt kết quả.

3. Văn phòng có nhiệm vụ:

a) Báo cáo Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường về đề nghị tiếp khách của các cơ quan, đơn vị; thông báo kịp thời ý kiến của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND phường cho các cơ quan liên quan biết, đồng thời đưa vào chương trình công tác tuần của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND khi được Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND đồng ý;

b) Phối hợp với các cơ quan liên quan chuẩn bị nội dung cuộc tiếp; trường hợp cần thiết, theo chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND, đề nghị các cơ quan liên quan chuẩn bị một số nội dung cụ thể của cuộc tiếp;

c) Mời các cơ quan truyền hình, báo chí dự để đưa tin về cuộc tiếp (nếu thấy cần thiết);

d) Phối hợp với cơ quan liên quan tổ chức phục vụ và bảo đảm an toàn cho cuộc tiếp; tổ chức triển khai thực hiện các công việc cần thiết sau cuộc tiếp.

Điều 28. Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường tiếp khách nước ngoài

1. Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường tiếp khách nước ngoài, gồm các hình thức: tiếp xã giao, tiếp làm việc (chính thức hoặc không chính thức) theo giới thiệu của các cơ quan cấp trên, đề nghị của các cơ quan, tổ chức trong phường và các đề nghị trực tiếp của khách với Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường.

2. Các cơ quan, tổ chức trong phường khi có nhu cầu đề nghị Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường tiếp các đối tác nước ngoài của cơ quan, tổ chức mình, phải có văn bản đề nghị nêu rõ nội dung và hình thức cuộc tiếp, thành phần và tiểu sử tóm tắt thành viên trong đoàn, chương trình hoạt động của khách tại địa phương và các vấn đề liên quan khác. Các đề xuất và kiến nghị, gửi Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND phường ít nhất 05 ngày làm việc, trước ngày dự kiến tiếp.

3. Văn phòng thực hiện nhiệm vụ quy định tại khoản 3 Điều 27 Quy chế này.

4. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức trong phường có kế hoạch tiếp khách nước ngoài, tuy không có nhu cầu đề nghị Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường tiếp, nhưng phải báo cáo bằng văn bản về thành phần khách, nội dung và thời gian dự kiến tiếp, gửi Chủ tịch UBND phường, đồng thời gửi Văn phòng HĐND và UBND phường.

5. Văn phòng HĐND và UBND phường có trách nhiệm hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong phường thực hiện đúng đường lối đối ngoại của Đảng, Nhà nước, đảm bảo yêu cầu về chính trị, đối ngoại và nghi thức và tập quán, phong tục của Việt Nam; thực hiện các thủ tục quy định về tiếp khách quốc tế và chuẩn bị các nội dung liên quan; bố trí phương tiện đi lại, nơi ăn, nghỉ, tặng phẩm theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Những nội dung trên phải được Chủ tịch UBND, Văn phòng HĐND và UBND phường duyệt trước khi triển khai thực hiện.

Điều 29. Đi công tác tại cơ sở

Chủ tịch UBND phường, các Phó Chủ tịch UBND phường, Ủy viên UBND phường, Thủ trưởng cơ quan chuyên môn dành thời gian đi kiểm tra đột xuất ở cơ sở, khảo sát thực tế để tổng kết các mô hình, gặp gỡ tiếp xúc với nhân dân, lắng nghe ý kiến, nguyện vọng của nhân dân.

Tùy nội dung từng chuyến công tác để có hình thức tổ chức đi thích hợp, bảo đảm thiết thực và tiết kiệm, có thể báo trước hoặc không báo trước cho cơ sở.

Điều 30. Đi công tác

1. Căn cứ yêu cầu công việc hoặc theo đề nghị của các cơ quan thuộc UBND phường và sự chỉ đạo của Thành phố, Thường trực Đảng ủy, Thường trực HĐND, UBND phường, Văn phòng lập chương trình đi công tác ngoài phạm vi phường của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND phường, trình Chủ tịch UBND phường quyết định.

Văn phòng HĐND và UBND phường phối hợp với các đơn vị có liên quan chuẩn bị nội dung chương trình làm việc, thành phần đoàn công tác của UBND phường với địa phương bạn, trình Chủ tịch UBND phường quyết định;

Văn phòng HĐND và UBND phường chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị và tham mưu về thủ tục, tổ chức, phục vụ các chuyến đi công tác của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND phường.

Văn phòng HĐND và UBND phường phối hợp với các đơn vị liên quan lập báo cáo kết quả chuyến đi công tác và đề xuất các công việc cần triển khai thực hiện trình UBND phường quyết định.

2. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, cơ quan, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp công ích thuộc UBND phường đi công tác ngoài phạm vi phường hoặc vắng mặt trên hai (02) ngày phải báo cáo và được sự đồng ý của đồng chí Chủ tịch UBND phường; đồng thời, trong thời gian đi vắng phải ủy quyền cho cấp phó của mình giải quyết công việc thay.

 

Chương VII

THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THANH TRA, TIẾP CÔNG DÂN,

GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO CỦA CÔNG DÂN

 

Điều 31. Trách nhiệm của Chủ tịch UBND phường

1. Chỉ đạo Chánh Văn phòng HĐND và UBND phường, Thủ trưởng cơ quan chuyên môn cơ quan thuộc UBND phường thực hiện công tác thanh tra, tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo đúng quy định của pháp luật.

2. Phối hợp chặt chẽ với Thường vụ Đảng ủy, Thường trực HĐND phường, UBMTTQVN, các đoàn thể Nhân dân phường trong việc tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo. Chủ tịch UBND phường phải có lịch tiếp dân, quy định số buổi trực tiếp tiếp dân trong tháng phù hợp với yêu cầu của công việc, bảo đảm mỗi tháng lãnh đạo UBND phường dành ít nhất hai (02) ngày cho việc tiếp dân.

3. Giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền theo quy định của Luật Khiếu nại, tố cáo.

Điều 32. Trách nhiệm của Ủy viên UBND phường

1. Trong phạm vi chức năng, quyền hạn của mình, các Ủy viên UBND phường có trách nhiệm tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện các kết luận và quyết định của cơ quan có thẩm quyền về giải quyết khiếu nại, tố cáo tại các cơ quan, đơn vị, lĩnh vực được phân công phụ trách.

2. Tham gia với Chủ tịch UBND phường và Thủ trưởng các cơ quan liên quan đề xuất giải pháp xử lý, giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo tồn đọng, kéo dài, phức tạp tại địa phương.

3. Thực hiện nhiệm vụ trực tiếp tiếp dân theo trách nhiệm, quyền hạn được giao và tham gia giải quyết khiếu nại, tố cáo khi được Chủ tịch UBND phường phân công.

5. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chủ tịch UBND phường.

Điều 34. Trách nhiệm của Ban Tiếp công dân phường

1. Thực hiện các quy định, thủ tục về tiếp công dân bảo đảm đúng pháp luật và phù hợp với tình hình của phường; tổ chức thực hiện việc tiếp công dân. Sắp xếp, bố trí lịch tiếp công dân của Chủ tịch UBND phường.

2. Phối hợp với các cơ quan chức năng tham mưu để Chủ tịch UBND phường chỉ đạo, giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền.

3. Theo dõi, đôn đốc Thủ trưởng cơ quan thuộc UBND phường, Chủ tịch UBND các phường trong việc thực hiện quyết định, chỉ thị, ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch UBND phường trong lĩnh vực tiếp công dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo.

4. Tiếp nhận, phân loại đơn thư kiến nghị, phản ánh, khiếu nại, tố cáo của công dân gửi UBND phường, Chủ tịch UBND phường.

5. Trả lời công dân có đơn, thư khiếu nại, tố cáo khi được Chủ tịch UBND phường ủy quyền.

Điều 35. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND phường

1. Thường xuyên tự kiểm tra việc thực hiện các quyết định về giải quyết khiếu nại, tố cáo của UBND phường, các cơ quan nhà nước cấp trên tại cơ quan, đơn vị mình.

2. Giải quyết khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền quy định của Luật Khiếu nại, Luật tố cáo; báo cáo Chủ tịch UBND phường, cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết những kiến nghị, khiếu nại của công dân liên quan đến lĩnh vực quản lý của cơ quan, đơn vị mình.

3. Thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các kết luận, quyết định của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường, cơ quan nhà nước có thẩm quyền về giải quyết kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của công dân liên quan đến lĩnh vực quản lý của cơ quan, đơn vị mình.

4. Phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền giải quyết khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cá nhân, tổ chức thuộc quyền quản lý của mình.

Điều 36. Tổ chức tiếp công dân

UBND phường có địa điểm tiếp công dân; bố trí cán bộ có đủ trình độ, năng lực và sự hiểu biết về pháp luật để làm nhiệm vụ tiếp công dân.

Văn phòng HĐND và UBND phường chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan tổ chức thực hiện tốt việc tiếp công dân.

 

Chương VIII

CHẾ ĐỘ THÔNG TIN BÁO CÁO, BẢO MẬT,

LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG

 

Điều 37. Chế độ báo cáo

1. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộc UBND phường phải thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất của UBND phường, các Sở, ngành của thành phố (theo ngành quản lý).

Quy định về thời gian, nội dung, chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất:

 Báo cáo tháng chậm nhất trước ngày 25 hàng tháng; báo cáo quý, 6 tháng, 9 tháng chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý, 6 tháng, 9 tháng; báo cáo năm chậm nhất vào ngày 25 tháng 11 hàng năm.

Nội dung báo cáo cần ngắn gọn, nêu rõ trọng tâm, trọng điểm những vấn đề, những công việc đã làm được trong tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm.

 Các báo cáo quý, 6 tháng, 9 tháng và năm phải đối chiếu, so sánh với các chỉ tiêu cùng kỳ, các chỉ tiêu đã đề ra đầu năm theo các chương trình trọng điểm của phường và Nghị quyết HĐND phường. Báo cáo cần đánh giá trung thực, số liệu dự ước có cơ sở, phân tích kết quả, chỉ tiêu đạt được và chưa đạt được, nguyên nhân, tồn tại từ đó đề ra những giải pháp, nhiệm vụ cụ thể để thực hiện cho những tháng còn lại trong năm.

Đối với các chương trình trọng điểm, các đơn vị được phân công chủ trì thì có trách nhiệm báo cáo tình hình thực hiện các chương trình đó.

Đối với các dự án trọng điểm: Các đơn vị được phân công làm Chủ đầu tư có báo cáo tiến độ về khối lượng, công việc, giải ngân vốn đã thực hiện trong tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm; nhiệm vụ trong thời gian tới.

Các báo cáo trên gửi về Văn phòng HĐND và UBND phường (bằng văn bản và file điện tử) theo đúng thời gian quy định để tổng hợp báo cáo Thường trực HĐND và UBND phường.

Phân công các đơn vị chủ trì soạn thảo các báo cáo tại các kỳ họp UBND phường: Họp UBND phường nghe báo cáo tình hình kinh kế xã hội tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm, Phòng Kinh tế, Hạ tầng và Đô thị chủ trì, phối hợp Văn phòng HĐND và UBND phường chuẩn bị Báo cáo tình hình kinh tế xã hội tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm; phương hướng, nhiệm vụ của tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm sau.

2. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND, Văn phòng HĐND và UBND phường có trách nhiệm tổng hợp báo cáo về ngành, lĩnh vực theo yêu cầu của Đảng ủy, HĐND và UBND phường.

3. Chánh Văn phòng HĐND và UBND có trách nhiệm tổng hợp tham mưu báo cáo kiểm điểm chỉ đạo, điều hành của UBND phường định kỳ (6 tháng và năm), báo cáo tổng kết nhiệm kỳ và các báo cáo đột xuất gửi UBND thành phố, Thường vụ Đảng ủy, Thường trực HĐND phường; đồng thời gửi các Ủy viên UBND phường, Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND phường.

Điều 38. Trách nhiệm của Văn phòng HĐND và UBND phường trong việc cung cấp thông tin

Văn phòng HĐND và UBND phường căn cứ vào chỉ đạo của UBND phường để cung cấp thông tin hoạt động của UBND phường cho các cơ quan thông tin đại chúng. Thừa lệnh Chủ tịch UBND phường, đôn đốc các ngành, địa phương, đơn vị trả lời các vấn đề mà các cơ quan thông tấn báo chí đề nghị theo Luật Báo chí. Các cuộc họp của UBND phường hoặc các cuộc họp do UBND phường chủ trì để giải quyết các vấn đề chuyên ngành, lĩnh vực thì Văn phòng chủ động và chịu trách nhiệm trong việc mời phóng viên các cơ quan thông tin báo chí đến quay phim, chụp ảnh đưa tin. Các cuộc họp UBND phường mà nội dung còn phải bàn bạc chưa có kết luận cuối cùng thì không mời phóng viên báo, đài dự họp. Văn phòng HĐND và UBND có trách nhiệm cung cấp thông tin sau cuộc họp cho các cơ quan thông tấn, báo chí theo quy định.

Điều 39. Truyền thông tin trên mạng tin học

1. Các văn bản sau đây phải được đăng trên trang thông tin điện tử của phường:

a) Văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND phường đã ban hành gồm file điện tử (file word và file PDF);

b) Các văn bản của Nhà nước về chính sách, pháp luật mới, các dự thảo văn bản do UBND phường, các cơ quan chuyên môn thuộc phường soạn thảo gửi để lấy ý kiến, góp ý hoàn chỉnh nội dung văn bản;

c) Các văn bản hành chính, các báo cáo, biểu mẫu và văn bản khác được Chánh Văn phòng HĐND và UBND phường chỉ định.

2. Văn phòng HĐND và UBND phường có trách nhiệm khai thác và phổ biến những thông tin trên mạng tin học diện rộng của Chính phủ, các văn bản quy phạm pháp luật, các báo cáo và các thông tin liên quan khác để phục vụ có hiệu quả công tác điều hành của lãnh đạo UBND phường.

3. Các đơn vị trong mạng tin học của UBND phường phải thực hiện chế độ trao đổi thông tin qua mạng tin học diện rộng của UBND theo quy định; thường xuyên theo dõi thông tin trên mạng tin học để kịp thời nhận văn bản chỉ đạo điều hành và các thông tin do UBND phường gửi để quán triệt và thực hiện.

4. Văn phòng HĐND và UBND có trách nhiệm quy định hướng dẫn chi tiết cụ thể chế độ báo cáo thông tin qua mạng theo quy định.

Điều 40. Xây dựng mạng điện tử phục vụ công tác thông tin, báo cáo

Các cơ quan chuyên môn trực thuộc khai thác triệt để các thiết bị thông tin và phương tiện hiện có như: điện thoại, phần mềm dùng chung, Fax, mạng máy vi tính... để tiếp cận các thông tin báo cáo; đồng thời có kế hoạch chủ động từng bước hiện đại hoá công tác thông tin, báo cáo.

Văn phòng HĐND và UBND phường chủ trì phối hợp các cơ quan chuyên môn, để thực hiện mạng thông tin nội bộ thống nhất.

Điều 41. Bảo vệ bí mật Nhà nước và lưu trữ văn bản, tài liệu

1. Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND phường có trách nhiệm thực hiện danh mục bí mật Nhà nước của UBND phường theo quy định.

Việc đăng ký, cất giữ bảo quản, khai thác, tiêu hủy, cam kết bảo vệ bí mật của Nhà nước phải theo quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước.

2. Tất cả các văn bản tài liệu phát hành, hoặc đã được HĐND và UBND các cấp, các ngành giải quyết xong phải lưu trữ tại bộ phận lưu trữ của các cơ quan. Việc thu nhận, khai thác, lưu trữ, tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu phải thực hiện theo đúng các quy định của Pháp lệnh lưu trữ của Nhà nước.

 

Chương IX

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

 

Điều 42. Theo dõi việc thực hiện Quy chế

Văn phòng HĐND và UBND phường chủ trì, phối hợp với phối hợp các cơ quan chuyên môn giúp UBND, Chủ tịch UBND phường:

Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và duy trì việc kiểm điểm thực hiện Quy chế làm việc của UBND phường;

Báo cáo 6 tháng và hàng năm về kiểm điểm thực hiện Quy chế làm việc của UBND phường trình tại cuộc họp toàn thể UBND phường 6 tháng và hàng năm;

Đề xuất với UBND phường khen thưởng hoặc phê bình các tổ chức và cá nhân trong việc thực hiện Quy chế.

Điều 43. Trong quá trình triển khai thực hiện Quy chế này, nếu có vướng mắc, phát sinh, các Ủy viên UBND phường, các tổ chức và cá nhân có liên quan kịp thời báo cáo UBND phường để xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với quy định của pháp luật./.